Valtioneuvoston päätösasiakirjojen laadintavälineen hankintaa valmisteleva esiselvitysprojekti

Tavoitteet ja tuotokset

Esiselvitys-projektin tehtävänä on laatia esiselvitys valtioneuvoston päätösasiakirjojen valmistelusta ja valmisteluun tarvittavista työkaluista, joilla päätösasiakirjat jatkossa laadittaisiin. Päätösasiakirjat ovat valtiopäiväasiakirjoissa tai säädöskokoelmassa julkaistavia asiakirjoja:
- hallituksen esitys
- vahvistettava laki
- valtioneuvoston asetus
- tasavallan presidentin asetus
- ministeriön asetus
- valtioneuvoston kirjelmä (U-kirjelmä, sidonnaisuudet)

Esiselvitys-projektissa tarkastellaan myös muita PTJ-asiakirjapohjalla laadittavia asiakirjoja, sopimussarjassa julkaistavia asiakirjoja sekä muita eduskuntaan toimitettavia asiakirjoja (esim. ministeriöiden selvitykset valiokunnille, E-kirjeet, U-jatkokirjelmät, selonteot, tiedonannot ja vastaukset kansanedustajien kirjallisiin kysymyksiin) ja selvitetään onko ne mahdollisesti rakenteistettavia.

Esiselvityksessä selvitetään rakenteisten valtioneuvoston päätösasiakirjojen tarve ja käyttö valtioneuvostossa ja liittymät järjestelmiin nykytilassa ja tavoitetilassa. Lisäksi kuvataan sidosryhmät ja niiden tarpeet rakenteisten asiakirjojen käsittelylle. Tavoitteena on, että rakenteisten asiakirjojen laadintaväline integroidaan tavoitetilassa olennaisiin järjestelmiin.

Lähtökohdat

Hallituksen esitykset, valtioneuvoston kirjelmät lait ja asetukset laaditaan ns. PTJ-asiakirjapohjalla. Wordin makroilla toteutettu asiakirjapohja on ollut käytössä 2000-luvun alkupuolelta lähtien. Käytössä oleva erillinen VaRa-sovellus validoi Word-asiakirjapohjalla laaditun asiakirjan rakenteen ja konvertoi sen xml-muotoon. VaRa:n käyttöoikeus on myös annettu painotalolle, joka konvertoi PTJ:ltä Word-asiakirjoina toimitetut lait ja asetukset xml-muotoon omassa julkaisuprosessissaan.

Asiakirjapohjaa ei voi enää uudistaa käyttäjäystävällisesti, koska Microsoft Word 2013 ja uudemmat versiot eivät salli makrotyökalupalkkien tekemistä/muuttamista. Asiakirjapohjan makrot aiheuttavat ongelmia käyttäjälle, esim. Apuohjelmat –valikko ei ole käytössä tai käyttäjä ei osaa tehdä kytkentää asiakirjamalliin. Asiakirjan lähettäminen sähköpostitse poistaa makrot, jolloin käyttäjän pitää osata tehdä kytkentä uudelleen. Lisäksi asiakirjan tallentaminen yhteiselle verkkolevylle (yleinen käyttötapa) hävittää makrot. Käyttäjä on joutunut taittamaan asiakirjan uudelleen, jos makrojen kytkentä ei ole onnistunut.

Makrot ovat myös tietoturvaongelma ja niiden käyttöä on valtionhallinnossa määrätietoisesti pyritty rajoittamaan tai estämään kokonaan.

Asiakirjapohjan käytettävyysongelmana on se, että se ei ohjaa käyttäjää asiakirjan laadinnassa. Käyttäjä voi laatia asiakirjan asiakirjapohjan käyttämällä oikeita Lainlaatija–tyylejä, mutta myös Wordin omia toimintoja. Wordin toimintojen käyttö aiheuttaa ongelmia asiakirjan konversiossa. Asiakirjapohjaan ei voi luoda kattavasti (teknisiä) sääntöjä, joiden avulla VaRa pystyisi luomaan virheetöntä xml:ää.