Tietopalvelusihteeri Tuire Tapanainen ja tarkastaja Sami Heino

Asiakkaita varten ja ajan hermolla

Tuire Tapanainen työskentelee tietopalvelusihteerinä ja Sami Heino tarkastajana valtioneuvoston kansliassa asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan tehtävissä. Valtioneuvoston hallintoyksikön tiedonhallintayksikkö vastaa kaikkien ministeriöiden asiakirjahallinnosta, arkistotoimesta ja tieto- ja asiakaspalvelusta sekä niihin liittyvästä ohjauksesta, kehittämisestä ja kouluttamisesta.

Sami: ”Olen työskennellyt valtioneuvoston asianhallinnan parissa vuodesta 1999. Toimin ulkoasiainministeriön asiakaspalvelun vastaavana hoitajana. Meille tulee runsaasti tietopyyntöjä sekä virkamiehiltä että ulkopuolisilta asiakkailta, kuten toimittajilta, tutkijoilta ja opiskelijoilta, ja me vastaamme pyydettyjen aineistojen etsimisestä ja käytettävyydestä. ”

Tuire: ”Aloitin työt kansliassa kesälomien jälkeen. Tehtäviini kuuluu opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonhallinnan päivittäistehtävien hoitamista sekä valtioneuvoston kehittämishankkeisiin liittyviä tehtäviä. Päivittäistehtäviä ovat esimerkiksi asioiden ja asiakirjojen rekisteröinti asiahallintajärjestelmään, virkamiehiltä ja kansalaisilta saapuviin yhteydenottoihin vastaaminen sekä asiakirjahallinnon toimintaan liittyvä virkamiesten opastaminen. Päivittäistehtävät on jaettu kollegoiden kesken siten, että kukin voi keskittyä tiettyinä päivinä tiettyihin tehtäviin. Tässä työssä vaaditaan asiakaspalveluhenkisyyttä; pitää aidosti tykätä ihmisten auttamisesta”.

Sami: ”Tehtävässämme on paljon erilaisia osa-alueita: Asiakkaita neuvotaan eri kanavien kautta, paikan päälle tulevia asiakkaita avustetaan aineistojen haussa ja käytössä. Nykyisin myös julkisuusasiat työllistävät asiakirjahallintoa entistä enemmän. Nämä tekijät edellyttävät huolellisuutta ja tarkkuutta, sillä jaettavan tiedon tulee olla oikeaa, sekä paineensietokykyä hoitaa asioita priorisoiden eteenpäin. Lisäksi pitää olla kiinnostunut asianhallinnasta. Tietopyynnöt ovat hyvin vaihtelevia, joten asiakirjahallinnon syvällinen tuntemus korostuu”.

Tuire: ”Asiakirjahallinto on merkittävä osa ministeriöiden perustoimintaa. Tämä on näköalapaikka sekä koko valtioneuvoston tehtäviin että tietyn ministeriön substanssiin. Työssä on parasta se, että koko ajan on oltava ajan hermolla, jotta on tietoinen siitä, mitä ympärillä tapahtuu”.

Sami: ”Työn vaihtelevuus ja moninaisten asioiden ratkaiseminen on työn suola. Ihmisten auttaminen ja heidän opastamisensa tarvitsemansa tiedon lähteelle on merkityksellistä. Se tuo omaan tekemiseen mielekkyyttä”.