2 Värderingarna styr kommunikationen

 

Statsförvaltningens kommunikation styrs av värderingar som öppenhet, tillförlitlighet, objektivitet, begriplighet, interaktion och serviceinriktning. Myndigheterna ska beakta dessa värderingar i sin dagliga kommunikation och planeringen av den.

Öppenhet

Beslutsberedningen och beslutsfattandet ska skötas öppet och transparent. Myndigheterna ska informera om sin verksamhet på ett aktivt och föregripande sätt och i rätt tid. Arbetets resultat ska delas för allmännare bruk.

  • Öppenheten utgår från organisationskulturen. När ledningen visar exempel och tar initiativ till diskussioner sporras hela arbetsgemenskapen.
  • Experternas medverkan i den offentliga debatten bidrar till att öppna organisationen och göra verksamheten känd.
  • Öppenheten ökar transparensen i förvaltningen och gör verksamheten lättare att förstå.
  • De centrala offentliga handlingarna om myndighetens verksamhet ska finnas tillgängliga på nätet. De utnyttjas aktivt i kommunikationen. När handlingar offentliggörs ska hänsyn tas till bestämmelserna om integritetsskydd och sekretess.
  • Myndigheterna förser allmänheten med öppna data, vilket ger möjlighet att skapa nya tjänster. Öppna data ger även möjlighet att utvärdera myndigheternas verksamhet.
  • När informationsmaterial och data offentliggörs ska upphovsrätten och rekommendationen om användning av öppna licenser beaktas.

Tillförlitlighet

Tillförlitlighet är grunden för all myndighetsverksamhet. De uppgifter som utlämnas ska vara riktiga, tydliga och tillräckliga. Oberoende och neutralitet är hörnstenar i kommunikationen.

  • Förtroendet för myndigheternas kommunikation ska vinnas i den dagliga verksamheten.
  • Information om ett ärende ges av den ansvariga myndigheten.
  • Det går inte att satsa på snabb kommunikation på bekostnad av tillförlitligheten. Kommunikationen ska vara konsekvent.
  • Väsentliga felaktiga uppgifter som gått ut i offentligheten ska korrigeras utan dröjsmål.
  • Det är viktigt att säkerställa att den korrekta myndighetsinformationen kan hittas på nätet. 

Objektivitet

Olika synvinklar beaktas jämlikt i kommunikationen.Kommunikationen ska betjäna olika intressentgrupper jämlikt.

  • Allmänheten, sammanslutningarna och företagen ska ha lika möjlighet att bilda sig en helhetsuppfattning om den aktuella frågan. Myndigheterna ska i sin kommunikation jämlikt och öppet föra fram olika synpunkter, beskriva bakgrunden till frågorna och till exempel berätta om konsekvenserna av olika beslut. Myndigheterna ska också kunna tåla kritisk debatt.
  • Kommunikationskanalerna ska användas mångsidigt för att kommunikationen ska vara objektiv. Att till exempel använda sociala medier som enda kommunikationskanal räcker vanligen inte.
  • Med hjälp av tillgängliga nättjänster säkerställs allmänhetens lika möjligheter att agera och delta.
  • Kommunikationen ska vara språkligt jämlik. Det viktigaste materialet från myndigheterna ska vara tillgängligt på både finska och svenska. Samiskspråkigas och teckenspråkigas rättigheter ska beaktas i kommunikationen.
  • Tryggandet av information till utlänningar som bor och vistas i Finland förutsätter kommunikation på allt flera främmande språk.
  • Hänsyn ska tas till behovet av kommunikation som är enklare än allmänspråket, till exempel genom klarspråk.

Begriplighet

Myndigheterna ska använda ett sakligt och klart språk som är lätt att förstå. Begriplighet är en förutsättning för lyckad kommunikation.

  • Ett sakligt, klart och begripligt myndighetsspråk hör till de anställdas grundläggande färdigheter i statsförvaltningen. Organisationen ska se till att dessa färdigheter upprätthålls.
  • En medborgare har rätt att få myndighetsuppgifter om sig själv i en form som är lätt att förstå. Det handlar om medborgarnas rättsskydd.
  • Kommunikationen ska ta hänsyn till målgruppen och målet.
  • Visuella inslag gör texten intressantare och lättare att förstå. Budskap och innehåll kan uppfattas och urskiljas bättre när de presenteras i visuell form. Infografik, bilder, videor och animationer av hög kvalitet tydliggör budskapet.

Interaktion

Kommunikation är interaktivt. Interaktionen ska vara öppen för nya inslag:  ju mer omfattande diskussionen och samarbetet är redan före och under beredningen, desto bättre är slutresultatet.

  • Medborgarnas och de andra intressentgruppernas delaktighet är en resurs som kan utnyttjas med hjälp av ny teknik och förvaltningens gemensamma elektroniska demokratitjänster (demokrati.fi).
  • Interaktiv beredning främjar ett smidigt genomförande. Det är bra att be om respons på genomförandet och den relaterade kommunikationen för att utvärdera kommunikationens effekt.
  • Sociala medier ska utnyttjas i expertarbetet. Myndigheterna bör finnas med på de forum där människor vill diskutera.

Serviceinriktning

Kommunikation innebär tjänstvillighet och lyhördhet. En väsentlig del av myndigheternas service är att kommunicera öppet med allmänheten.

  • Man ska vara medveten om målgrupperna och deras förväntningar. Kommunikationen ska svara på målgruppernas behov och den ska vara intressant och rättidig.
  • Serviceinriktningen ska framhävas i all interaktion.
  • Experterna ska vara tillgängliga i frågor som faller under deras ansvar.
  • Experterna ska ge medierna intervjuer och bakgrundsfakta.