3 Kommunikationen ska ledas, planeras och utvärderas

 

Kommunikation är en strategisk verksamhet inom organisationen och den ska ledas, planeras, utvecklas och budgeteras precis som all övrig verksamhet. 

Ledning är kommunikation

Kommunikation är en väsentlig del av ledningen. Den högsta ledningen ger organisationen ett ansikte och ansvarar för organisationens kommunikationskultur, kunnande och informationshantering.

Kommunikationsexperterna ska vara representerade i organisationens ledningsgrupp. En lyckad och rättidig kommunikation förutsätter ett förtroendefullt samarbete mellan ledningen och kommunikationsavdelningen.

Kommunikationsexperterna ska ha tillgång till kärnan i beredningen och beslutsfattandet för att kommunikationsperspektivet ska kunna beaktas i ett tillräckligt tidigt skede och i tillräcklig omfattning. Detta är en förutsättning för att till exempel reformer ska kunna genomföras med framgång.

Kommunikationsexperterna svarar för planeringen, genomförandet, samordningen och utvärderingen av kommunikationen. En väl genomförd kommunikation som utvecklas kontinuerligt förutsätter tillräckliga resurser.

Som område utvecklas kommunikationen i snabb takt. Därför ska myndigheterna kontinuerligt utveckla sin kommunikation. Kommunikationsexperternas roll som konsulter och coachar i organisationens kommunikation framhävs ytterligare.

Organisationen ska säkerställa sin kommunikationskompetens genom att regelbundet utbilda kommunikationspersonalen och ha nära samarbete med andra aktörer.  Vikten av kommunikationssamarbete mellan myndigheterna framhävs vid omfattande reformer över förvaltningsgränserna. Genom samarbete kan man kombinera sina kompetensresurser och frimodigt söka nya sätt att kommunicera. Utomstående kommunikationstjänster utnyttjas om det krävs specialkompetens som behövs mer sällan eller när organisationens egna kommunikationsresurser inte räcker till.

I vår globala värld med sociala medier iakttar kommunikationsuppgifterna inte tjänstetid. De myndigheter som regelbundet behöver kommunicera utanför tjänstetid bör avtala om arbetstids- eller jourarrangemang för kommunikationen.

Experterna ska kommunicera om frågor som de ansvarar för och samarbeta aktivt med kommunikationsexperter i planeringen av kommunikationen. Experterna ska kunna medverka i nätverk. Organisationen ska se till att alla experter känner till sitt ansvar för kommunikationen och sina uppgifter. Experterna har rätt att få det stöd och den utbildning de behöver för kommunikationen.

De anställda i statsförvaltningen ska känna till principerna i offentlighetslagen och vad lagen kräver av dem. I synnerhet ska de vara insatta i den aktuella avvägningen mellan offentlig och icke-offentlig information som förutsätts i offentlighetslagen.

Experterna ska informera kommunikationsproffsen i ett tillräckligt tidigt skede om frågor som blir aktuella och ska avgöras. De kommunikationsansvariga ska också informera övriga experter om frågor som är relevanta för skötseln av deras uppgifter.

Kommunikation på arbetsplatsen ökar personalens engagemang

En öppen och interaktiv kommunikation på arbetsplatsen ökar personalens arbetstrivsel och engagemang. Aktiv kommunikation, transparent verksamhet och moderna kommunikationsmedel stöder ledningen av arbetsgemenskapen och dess verksamhet. Fungerande intern kommunikation är en förutsättning för att man ska kunna svara på externa intressentgruppers förväntningar.

Organisationskulturen byggs upp med hjälp av officiell och inofficiell kommunikation. Smidig information ger möjlighet att genomföra verksamheten enligt målen. Ett djupare samarbete och effektivare information medför lägre murar inom organisationen och skapar möjligheter till ny praxis och verksamhetsutveckling.

Målet för kommunikationen på arbetsplatsen är att personalen ska kunna bilda sig en uppfattning om organisationens verksamhet som helhet och få information om sådant som påverkar det egna arbetet. På så sätt kan de anställda påverka sitt eget arbete och verksamheten på arbetsplatsen.

Cheferna har en avgörande roll med avseende på hur informationen löper inom organisationen. Cheferna har rätt att få stöd och utbildning för chefskommunikationen. Även varje anställd har ansvar för att skaffa den information de behöver och förmedla den till de rätta målgrupperna.

Kommunikationen på arbetsplatsen ska planeras och genomföras i nära samarbete mellan representanter för ledningen, personalförvaltningen, kommunikationen och personalen. Med hjälp av planering säkerställs bland annat möjligheten att delta i beredningen av ärenden. Personalen ska alltid vara den första målgruppen som informeras om frågor inom organisationen.

Vikten av en aktiv och interaktiv intern kommunikation framhävs i synnerhet i nya situationer där de anställda behöver information om grunderna för de åtgärder som gäller dem och åtgärdernas konsekvenser och alternativ. I reformprojekt utarbetas en särskild plan för den interna kommunikationen som behandlas inom ramen för samarbetsförfarandet.

Kommunikationsplanering en garanti för objektivitet

Kommunikation är en strategisk verksamhet inom organisationen och den ska ledas, planeras, utvecklas och budgeteras precis som all övrig verksamhet. Myndigheterna ska ha uppdaterade kommunikationsanvisningar.

Med hjälp av kommunikationsplaneringen strävar man efter förutsägbarhet och efter att de som behöver informationen kan lita på att den är regelbunden, objektiv och konsekvent. Myndigheternas verksamhet och kommunikation planeras så att medborgarna och de andra intressentgrupperna i god tid kan påverka ärenden som är under beredning. I kommunikationen utnyttjas på ett mångsidigt sätt olika metoder och kanaler för att nå intressentgrupperna.

Kommunikationsplanering ska ingå i alla betydande projekt och genomförandet av dem. I stora projekt stöds kommunikationen genom tillräcklig personal och finansiering. Vid behov utnyttjas marknadsföringskommunikation för att nå målgrupperna. 

Arbetet med intressentgrupperna ska vara målinriktat och planmässigt. För att kunna svara på intressentgruppernas informationsbehov och förväntningar behövs kontinuerlig samverkan och pejling. Arbetet med intressentgrupperna är en del av arbetet inom tjänsten.

Kund- och servicekommunikationen ska beakta olika gruppers behov och särdrag. Kundkommunikationen utvecklas i samarbete med kunderna. Det är viktigt att se till att allmänheten känner till servicen och att den är tillgänglig.

Kommunikationens utfall och effektivitet ska utvärderas i relation till målen. Syftet med utvärderingen är att utveckla kommunikationen så att man kan svara på medborgarnas, mediernas och de centrala intressentgruppernas förväntningar och informationsbehov i olika situationer.

De som arbetar med kommunikation ska ha tillgång till verktyg som ger möjlighet att kontinuerligt följa upp och utvärdera kommunikationen. Sådana verktyg är till exempel kundrespons, verktyg för uppföljning och analys av mediernas och organisationens digitala tjänster samt åsikts- och attitydundersökningar.

En organisations rykte återspeglar intressentgruppernas förväntningar och hur de upplever organisationen. Ryktet uppkommer av det sätt på vilket organisationen och dess anställda agerar. En välskött, öppen kommunikation påverkar också ryktet. Att en myndighet har gott rykte och är känd bland allmänheten är ofta en förutsättning för framgångsrik och effektfull verksamhet. Hörnstenen för organisationerna inom statsförvaltningen är tillförlitlighet.

Myndigheterna främjar sina mål med hjälp av olika partnerskap och samarbete. Utgångspunkten för kommunikationssamarbetet och den gemensamt finansierade verksamheten är att nå förvaltningens egna mål. Den samarbetsform som används får inte äventyra myndigheternas oavhängighet som utövare av offentlig makt.

Politisk kommunikation har en egen roll

En del av organisationerna inom statsförvaltningen leds av en politiskt vald förtroendevald, till exempel en minister. Den politiska kommunikationen och myndighetskommunikationen bildar en helhet och bägge har sina välgrundade samhälleliga roller.  

Den politiska kommunikationen stärker den medborgardebatt som är nödvändig för demokratisk åsiktsbildning. Myndighetskommunikationen å sin sida tillgodoser medborgarnas och de övriga intressentgruppernas rätt att få information om ärenden som är under beredning och om fattade beslut. Till exempel statsrådets kommunikation handlar både om att sköta myndighetsuppdrag och om politisk ledning inom riksdagen och ministerierna.  

Ministerierna har av tradition särskiljt mellan myndighetskommunikation och partipolitisk kommunikation. Ministerns specialmedarbetare och ministeriets kommunikationsavdelning sköter tillsammans ministerns medierelationer och övriga kommunikation. Ministerns partipolitiska kommunikation och kommunikation i samband med valkampanjer hör till partiernas ansvar. 

Den politiska kommunikationens roll ska kunna identifieras i den föränderliga statsförvaltningen. Vid reformer ska man se till att uppgiftsfördelningen och organiseringen är tydlig i fråga om expertkommunikation och politisk kommunikation.