2 Arvot ohjaavat viestintää

 

Valtionhallinnon viestintää ohjaavat arvot ovat avoimuus, luotettavuus, tasapuolisuus, ymmärrettävyys, vuorovaikutteisuus ja palveluhenkisyys. Viranomaisten tulee ottaa nämä huomioon päivittäisessä viestinnässään ja sen suunnittelussa.

Avoimuus

Valmistelun ja päätöksenteon on oltava avointa ja läpinäkyvää. Viranomaiset kertovat toiminnastaan aktiivisesti, ennakoivasti ja oikea-aikaisesti. Työn tuloksia jaetaan laajempaan käyttöön.

  • Avoimuus lähtee organisaation kulttuurista. Johdon näyttämä esimerkki ja rohkeat keskustelunavaukset kannustavat koko työyhteisöä.
  • Asiantuntijoiden osallistuminen julkiseen keskusteluun lisää organisaation avoimuutta ja toiminnan tunnettavuutta.
  • Avoimuus lisää hallinnon läpinäkyvyyttä ja sen toiminnan ymmärrettävyyttä.
  • Viranomaisen toimintaa koskevien keskeisten, julkisten asiakirjojen tulee olla verkossa saatavilla. Niitä hyödynnetään aktiivisesti viestinnässä. Asiakirjoja julkistettaessa otetaan huomioon yksityisyydensuojaa ja salassapitoa koskevat säännökset.
  • Viranomaiset tarjoavat avointa dataa julkiseen käyttöön, mikä mahdollistaa uusien palvelujen syntymisen. Avoin data antaa mahdollisuuksia myös viranomaisten toiminnan arviointiin.
  • Tietoaineistojen ja datan avaamisessa on huomioitava tekijänoikeudet ja suositus avoimien lisenssien käytöstä. 

Luotettavuus

Luotettavuus on viranomaisten kaiken toiminnan perusta. Annettujen tietojen on oltava oikeita, selkeitä ja riittäviä. Riippumattomuus ja puolueettomuus ovat viestinnän kulmakiviä.

  • Luottamus viranomaisviestintään lunastetaan päivittäisessä toiminnassa.
  • Tietoja antaa asiasta vastaava viranomainen.
  • Viestinnän luotettavuudesta ei tingitä nopeuden takia. Viestintä on johdonmukaista.
  • Julkisuudessa esitetyt merkitykselliset virheelliset tiedot korjataan viipymättä.
  • Oikean viranomaistiedon löydettävyys verkossa pyritään varmistamaan. 

Tasapuolisuus

Eri näkökulmat otetaan viestinnässä tasapuolisesti huomioon. Viestinnän on palveltava eri sidosryhmiä tasapuolisesti.

  • Kansalaisilla, yhteisöillä ja yrityksillä on oltava yhdenvertainen mahdollisuus muodostaa kokonaiskuva käsiteltävästä asiasta. Viranomaisten pitää tuoda viestinnässään tasapuolisesti ja avoimesti esille erilaisia näkökantoja, kuvata asioihin vaikuttaneita taustoja ja kertoa esimerkiksi päätösten vaikutuksista. Viranomaisen on kestettävä kriittinenkin keskustelu.
  • Viestinnän kanavia käytetään monipuolisesti, jotta viestintä on tasapuolista. Esimerkiksi pelkkä sosiaalinen media ei useimmiten riitä ainoaksi viestintätavaksi.
  • Esteettömillä ja saavutettavilla verkkopalveluilla varmistetaan kansalaisten yhdenvertaiset mahdollisuudet toimia ja osallistua.
  • Viestintä on kielellisesti tasapuolista. Viranomaisten tuottaman keskeisen aineiston on oltava saatavilla sekä suomeksi että ruotsiksi. Saamenkielisten ja viittomakielisten kielelliset oikeudet huomioidaan viestinnässä.
  • Suomessa asuvien ja oleskelevien ulkomaalaisten tiedonsaannin turvaaminen edellyttää viestintää yhä useammalla vieraalla kielellä.
  • Viestinnässä huomioidaan yleiskieltä yksinkertaisemman viestinnän tarve, esimerkiksi käyttämällä selkokieltä.

Ymmärrettävyys

Viranomaisten on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Ymmärrettävyys on onnistuneen viestinnän edellytys.

  • Asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä virkakieli kuuluu valtionhallinnon työntekijöiden perustaitoihin. Organisaation on huolehdittava näiden taitojen ylläpitämisestä.
  • Kansalaisella on oikeus saada itseään koskevat viranomaistiedot sellaisessa muodossa, että hän ymmärtää ne vaivatta. Kysymys on kansalaisten oikeusturvasta.
  • Viestinnässä käytetään ilmaisutapoja, jotka ottavat huomioon kohderyhmän ja tavoitteen.
  • Visuaalisuus lisää ymmärrettävyyttä ja kiinnostavuutta. Viestit ja sisällöt hahmottuvat ja erottuvat paremmin, kun ne esitetään visuaalisessa muodossa. Laadukkaat infografiikat, kuvat, videot ja animaatiot selkeyttävät viestiä.

Vuorovaikutteisuus

Viestintä on vuorovaikutteista. Vuorovaikutuksessa on oltava avoin uudelle: mitä laajempaa keskustelu ja yhteistyö ovat jo ennen valmistelua ja sen aikana, sitä parempi on lopputulos.

  • Kansalaisten ja muiden sidosryhmien osallistuminen on voimavara, jonka hyödyntämiseen uusi teknologia ja hallinnon yhteiset sähköiset demokratiapalvelut (demokratia.fi) antavat mahdollisuuksia.
  • Vuorovaikutteinen valmistelu edistää sujuvaa toimeenpanoa. Viestinnän vaikuttavuuden arvioimiseksi toimeenpanosta ja siihen liittyvästä viestinnästä on hyvä hankkia palautetta.
  • Sosiaalista mediaa hyödynnetään asiantuntijatyössä. Viranomaisten on hyvä olla läsnä niillä foorumeilla, joilla ihmiset haluavat käydä keskustelua.

Palveluhenkisyys

Viestintä on palvelevaa ja kuuntelevaa. Avoin viestintä kansalaisille on olennainen osa viranomaisten palvelutehtävää.

  • Kohderyhmät ja niiden odotukset on tunnettava. Viestintä vastaa kohderyhmien tarpeisiin, ja sen on oltava kiinnostavaa ja oikea-aikaista.
  • Palveluhenkisyys korostuu kaikessa vuorovaikutuksessa.
  • Asiantuntijan on oltava tavoitettavissa vastuulleen kuuluvissa asioissa.
  • Asiantuntijat antavat medialle haastatteluja ja taustatietoja.