3 Viestintää johdetaan, suunnitellaan ja arvioidaan

Viestintä on organisaation päivittäistä strategista toimintaa, jota johdetaan, suunnitellaan, arvioidaan ja kehitetään. 

Johtaminen on viestintää

Viestintä on olennainen osa johtamista. Ylin johto antaa organisaatiolle kasvot ja on vastuussa organisaation viestintäkulttuurista, osaamisesta ja tiedonhallinnasta.

Viestinnän ammattilaisten tulee olla edustettuna organisaation johtoryhmässä. Onnistunut ja oikea-aikainen viestintä edellyttää luottamuksellista yhteistyötä johdon ja viestinnän välillä.

Viestinnän asiantuntijoilla tulee olla pääsy valmistelun ja päätöksenteon ytimeen, jotta viestinnän näkökulma huomioidaan asioiden valmistelussa tarpeeksi varhaisessa vaiheessa ja riittävän laajasti. Tämä on edellytys esimerkiksi muutosten onnistuneelle toteuttamiselle.

Viestinnän ammattilaiset vastaavat viestinnän suunnittelusta, toteutuksesta, koordinoinnista ja arvioinnista. Hyvin hoidettu viestintä ja sen jatkuva kehittäminen edellyttävät riittävää resursointia.

Alana viestintä kehittyy nopeasti. Siksi viranomaisten on kehitettävä jatkuvasti viestintäänsä. Viestinnän ammattilaisten rooli organisaation viestinnän konsultteina ja valmentajina korostuu entisestään.

Organisaation on varmistettava viestintäosaamisensa kouluttamalla säännöllisesti viestintähenkilöstöään sekä tekemällä tiivistä yhteistyötä muiden toimijoiden kanssa.  Viranomaisten viestintäyhteistyön merkitys korostuu laajoissa, hallinnonalojen rajat ylittävissä uudistuksissa. Yhteistyötä tekemällä voidaan yhdistää voimavaroja osaamisessa sekä löytää rohkeasti uudenlaisia tapoja viestiä. Ulkopuolisia viestintäpalveluita hyödynnetään, kun vaaditaan harvemmin tarvittavaa erityisosaamista tai kun organisaation omat viestintäresurssit eivät riitä.

Viestinnän tehtävät eivät globaalissa maailmassa ja sosiaalisen median aikana noudata virka-aikaa. Niiden viranomaisten, joilla on säännöllisesti virka-ajan ylittävää viestittävää, tulisi sopia viestinnän työaika- tai päivystysjärjestelyistä.

Jokainen asiantuntija viestii omalla vastuullaan olevista asioista ja tekee aktiivista yhteistyötä viestinnän ammattilaisten kanssa viestinnän suunnittelussa. Asiantuntijoiden on kyettävä vaikuttamaan verkostoissa. Organisaation on huolehdittava, että jokainen asiantuntija tietää millainen viestinnän vastuu ja tehtävä hänellä on. Asiantuntijoilla on oikeus saada tarvittava tuki ja koulutus viestintään.

Valtionhallinnon työntekijöiden on tunnettava julkisuuslain periaatteet ja tiedettävä, mitä julkisuuslaki edellyttää heiltä. Erityisesti on ymmärrettävä julkisuuslain edellyttämä asiakohtainen punninta julkisen ja ei-julkisen tiedon välillä.

Asiantuntijoiden tulee informoida viestinnän ammattilaisia riittävän aikaisessa vaiheessa vireille tulevista ja ratkaistavista asioista. Samoin viestinnästä vastaavat informoivat muita asiantuntijoita heidän tehtäviensä hoidon kannalta merkittävistä asioista.

Työyhteisöviestintä lisää henkilöstön sitoutumista

Avoin ja vuorovaikutteinen työyhteisöviestintä lisää henkilöstön työhyvinvointia ja sitoutumista. Aktiivisella viestinnällä, läpinäkyvällä toiminnalla ja moderneilla viestintävälineillä tuetaan työyhteisön johtamista ja toimintaa. Toimiva työyhteisöviestintä on edellytys sille, että ulkoisten sidosryhmien odotuksiin voidaan vastata.

Organisaatiokulttuuri rakentuu virallisen ja epävirallisen viestinnän avulla. Hyvä tiedonkulku on edellytys tavoitteiden mukaan etenevälle toiminnalle. Yhteistyötä syventämällä ja tiedonkulkua parantamalla madalletaan organisaation sisäisiä raja-aitoja ja tarjotaan mahdollisuuksia uudenlaisten toimintatapojen syntymiseen ja toiminnan kehittämiseen.

Työyhteisöviestinnän tavoitteena on, että henkilöstö pystyy muodostamaan kokonaiskuvan organisaation toiminnasta sekä saamaan tietoa omaan työhönsä vaikuttavista asioista. Näin henkilöstö pystyy vaikuttamaan omaan työhönsä ja koko työyhteisönsä toimintaan.

Esimiehet ovat ratkaisevassa roolissa siinä, miten tieto kulkee organisaation sisällä. Johtajilla on oikeus saada tukea ja koulutusta esimiesviestintään. Myös jokaisella työntekijällä on vastuu hankkia tarvitsemansa tieto ja välittää olennainen tieto niille, jotka sitä tarvitsevat.

Työyhteisöviestintää tulee suunnitella ja toteuttaa kiinteässä yhteistyössä johdon, henkilöstöhallinnon, viestinnän ja henkilöstön edustajien kesken. Suunnittelulla muun muassa varmistetaan se, että osallistuminen asioiden valmisteluun on mahdollista. Organisaation asioista kerrotaan aina ensin henkilöstölle.

Aktiivisen ja vuorovaikutteisen työyhteisöviestinnän merkitys korostuu erityisesti muutostilanteissa, joissa henkilöstö kaipaa tietoa heitä koskevien toimenpiteiden perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista. Muutoshankkeissa laaditaan erillinen työyhteisöviestinnän suunnitelma, joka käsitellään yhteistoimintamenettelyssä.

Viestinnän suunnittelu takaa tasapuolisuuden

Viestintä on organisaation strategista toimintaa, jota johdetaan, suunnitellaan, kehitetään ja budjetoidaan kuten muutakin toimintaa. Viranomaisilla on oltava ajantasainen viestintäohjeistus.

Viestinnän suunnittelulla pyritään ennakoitavuuteen ja siihen, että tiedontarvitsijat voivat luottaa viestinnän säännöllisyyteen, tasapuolisuuteen ja johdonmukaisuuteen. Viranomaisen toimintaa ja viestintää suunnitellaan niin, että kansalaiset ja muut sidosryhmät voivat vaikuttaa ajoissa valmisteilla oleviin asioihin. Viestinnässä käytetään monipuolisesti erilaisia keinoja ja kanavia sidosryhmien tavoittamiseksi.

Viestinnän suunnittelu on osa kaikkia merkittäviä hankkeita ja niiden toimeenpanoa. Isoissa hankkeissa viestinnän onnistumista tuetaan riittävällä henkilöstöllä ja rahoituksella. Tarvittaessa hyödynnetään markkinointiviestintää kohderyhmien tavoittamiseksi. 

Sidosryhmätyön on oltava tavoitteellista ja suunnitelmallista. Sidosryhmien tiedon tarpeeseen ja odotuksiin vastaamiseen tarvitaan jatkuvaa yhteydenpitoa ja luotausta. Sidosryhmätyö on osa virkatyötä.

Eri ryhmien tarpeet ja erityispiirteet huomioidaan asiakas- ja palveluviestinnässä. Asiakasviestintää kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa. Palveluiden tunnettavuudesta ja saavutettavuudesta huolehditaan.

Viestinnän onnistumista ja vaikuttavuutta on arvioitava suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Arvioinnin tarkoituksena on viestinnän kehittäminen siten, että kansalaisten, median ja keskeisten sidosryhmien odotuksiin ja tiedontarpeisiin kyetään vastaamaan eri tilanteissa.

Viestinnällä on oltava käytössään työkaluja, jotka mahdollistavat viestinnän jatkuvan seurannan ja arvioinnin. Näitä työkaluja ovat esimerkiksi asiakaspalaute, median ja organisaation digitaalisten palveluiden seuranta- ja analysointivälineet sekä mielipide- ja asennetutkimukset.

Maine heijastaa sidosryhmien odotuksia ja kokemuksia organisaatiosta. Maine muodostuu organisaation ja sen työntekijöiden tavasta toimia. Hyvin hoidettu, avoin viestintä on osa mainetta. Viranomaisen hyvä maine ja tunnettavuus ovat usein edellytyksiä sen toiminnan onnistumiselle ja vaikuttavuudelle. Valtionhallinnon organisaatioiden maineen kulmakivi on luotettavuus.

Viranomaiset edistävät tavoitteitaan erilaisten kumppanuuksien ja yhteistyön avulla. Viestintäyhteistyön ja yhteisrahoitteisen toiminnan lähtökohtana on hallinnon omien tavoitteiden saavuttaminen. Käytettävä yhteistyön muoto ei saa vaarantaa viranomaisten riippumattomuutta julkisen vallan käyttäjinä.

Poliittisella viestinnällä on oma roolinsa

Osaa valtionhallinnon organisaatioista johtaa poliittisesti valittu luottamushenkilö, kuten ministeri. Poliittinen viestintä ja viranomaisviestintä muodostavat kokonaisuuden, jossa molemmilla on oma perusteltu yhteiskunnallinen roolinsa.  

Poliittinen viestintä vahvistaa demokraattisen mielipiteenmuodostuksen kannalta välttämätöntä kansalaiskeskustelua. Viranomaisviestintä puolestaan turvaa kansalaisten ja muiden sidosryhmien oikeuden saada tietoa valmisteltavista asioista sekä tehdyistä päätöksistä. Esimerkiksi valtioneuvoston viestintä on toisaalta viranomaistehtävien hoitamista ja toisaalta hallituksen ja ministeriöiden poliittista johtamista.  

Ministeriöissä on perinteisesti erotettu toisistaan viranomaisviestintä ja puoluepoliittinen viestintä. Ministerin avustajat ja ministeriön viestintä hoitavat yhdessä ministerin mediasuhteita ja muuta viestintää. Ministerien puoluepoliittinen viestintä ja vaalikampanjointiin liittyvä viestintä kuuluvat puolueiden vastuulle. 

Poliittisen viestinnän rooli on tunnistettava muuttuvassa valtionhallinnossa. Uudistuksissa pitää huolehtia siitä, että asiantuntijaviestinnän ja poliittisen viestinnän tehtävänjako ja organisointi on selkeää.