Verkkopalvelumme uudistuvat. Valtioneuvoston kanslian vnk.fi-sivusto siirtyy osaksi valtioneuvosto.fi-palvelua keskiviikkona 24.4. Uudistus saattaa aiheuttaa tilapäisiä häiriöitä ja puutteita sivustojen toiminnassa.
Henkilötietorekisterit
Asiantuntijaneuvottelukunnan tehtävänä on valmistella ehdokkaiden nimeäminen kansainvälisten tuomioistuinten ja Euroopan unionin tuomioistuimen tuomarin ja jäsenen tehtäviin. Neuvottelukunta perustuu lakiin (676/2016) ja on pysyväisluonteinen. Valtioneuvosto asettaa sen kuuden vuoden toimikaudeksi kerrallaan. Valtioneuvosto asetti 30.3.2017 asiantuntijaneuvottelukunnan toimikaudelle 1.4.2017–31.3.2023.
Neuvottelukuntaan kuuluu yhdeksän jäsentä. Edustettuina ovat valtioneuvoston kanslia, ulkoministeriö, oikeusministeriö, korkein oikeus, korkein hallinto-oikeus, valtakunnansyyttäjän toimisto, yliopistojen oikeustieteellistä tutkimusta ja opetusta tarjoavat yksiköt (yhteinen edustaja) ja Suomen Asianajajaliitto. Henkilöt, jotka valtioneuvosto on nimennyt pysyvän välitystuomioistuimen jäseniksi (ns. PCA-tuomarit) ovat automaattisesti neuvottelukunnan jäseniä. Neuvottelukunnan sihteeristö toimii valtioneuvoston kansliassa.
Neuvottelukunnan henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohtaan: ”käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi”. Lisäksi neuvottelukunnasta on säädetty ehdokkaiden nimeämisestä kansainvälisten tuomioistuinten ja Euroopan unionin tuomioistuimen tuomarin ja jäsenen tehtäviin annetussa laissa (676/2016) sekä kansainvälisten tuomioistuinten ja Euroopan unionin tuomioistuimen tuomari- ja jäsenehdokkaiden nimeämistä valmistelevasta neuvottelukunnasta annetussa valtioneuvoston asetuksessa (179/2017).
Tallennetut henkilötiedot
Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:
- Asiantuntijaneuvottelukunnan yksilöintitiedot: asiantuntijaneuvottelukunnan jäsenten ja varajäsenten nimet, virkanimikkeet, organisaatio ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).
- Hakijoiden yksilöintitiedot: henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.
- Hakijoita koskevia muita henkilötietoja: esimerkiksi hakijoiden koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot, kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset sekä muut ehdokkaan nimeämiseen liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.
Siltä osin kuin kyse on asiantuntijaneuvottelukunnan käsittelemistä henkilötiedoista, jotka koskevat ulkoministeriön esiteltäväksi tulevia nimeämisasioita, rekisterinpitäjänä toimii omalta osaltaan ulkoministeriö, joka vastaa henkilötietojen käsittelystä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Tietojen luovutus
Tietoja luovutamme ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.
Hakijoita koskevat tarpeelliset tiedot toimitamme asiantuntijaneuvottelukunnalle osana neuvottelukunnan työtä. Lisäksi hakijoiden henkilötietoja sisältävät asiantuntijaneuvottelukunnan lausunnot luovutamme valtioneuvoston kanslialle tai ulkoministeriölle hakijoiden nimittämismenettelyä varten sekä valtioneuvostolle esittelyyn. Luovutamme henkilötietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Asiantuntijaneuvottelukunnassa käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Asiantuntijaneuvottelukunnan viralliset asiakirjat arkistoimme omana kokonaisuutenaan asianhallintajärjestelmään. Tämän lisäksi nimitysasiassa toimivaltainen ministeriö (VNK tai UM) arkistoi omien arkistointiperiaatteittensa mukaisesti kutakin nimitysasiaa koskevat asiakirjat. Asiakirjat ml. niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään pysyvästi VAHVA-järjestelmässä.
Arvonimi on kansalaiselle myönnetty julkisen arvonannon osoitus hänen yhteiskunnan hyväksi tekemästään työstä. Arvonimiä on käytössä noin sata. Niistä arvokkaimmat ovat valtioneuvos ja vuorineuvos. Arvonimet myöntää tasavallan presidentti. Arvonimilautakunta antaa arvonimiasioista lausuntonsa presidentille. Lautakunnan esitykset valmistellaan valtioneuvoston kansliassa. Henkilötietoja käsitellään arvonimihakemuksen käsittelemiseksi sekä arvonimiesityksen tekemiseksi.
Järjestelmät
- Arvonimiesitys lähetetään Turvalomake-palvelusta salatulla yhteydellä valtioneuvoston kanslian kirjaamoon.
- Arvonimiesitys ja sen liitteet rekisteröidään valtioneuvoston VAHVA- asianhallintajärjestelmään. Myös kirjaamoon tulevat sähköpostit arkistoidaan VAHVA-asianhallintajärjestelmään ja poistetaan sähköpostista.
Tallennetut henkilötiedot
Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohdan mukaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Arvonimistä ja arvonimiasioiden käsittelystä on säädetty laissa julkisista arvonannon osoituksista (1215/1999) ja sen nojalla arvonimistä annetussa tasavallan presidentin asetuksessa (381/2000).
Hakijasta tallennamme seuraavat tiedot: sukunimi, etunimi, sosiaaliturvatunnus (palveluun tunnistautuminen), arvo tai ammatti, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Esitetystä arvonimen saajasta tallennamme seuraavat tiedot: sukunimi, etunimi, sosiaaliturvatunnus, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, esitetty tai myönnetty arvonimi, henkilön sukupuoli, kotikunta, ammatti, koulutus, arvonimen esittelypäivä, esityksen diaarinumero, arvonimen järjestysnumero ja lausunnoista saadut muut mahdolliset henkilötiedot.
Tietojen luovutus
Arvonimet-rekisteri koostuu VAHVA-asianhallintajärjestelmään tallennetuista tiedoista sekä erillisestä sähköisestä ja paperimuodossa olevasta rekisteristä. Käyttöoikeudet järjestelmiin ja tietoihin on valtioneuvoston kanslian virkamiehillä siltä osin kuin he hoitavat näitä tehtäviä ja asianhallintaa. Rekisterin tietoja käyttävät lisäksi tasavallan presidentti, tasavallan presidentin kanslia ja arvonimilautakunta. Tietoihin pääsy on suojattu rooli-, asia- ja asiakirjakohtaisin käyttöoikeuksin. Arvonimet-rekisterin julkisista tiedoista saa pyynnöstä otteita.
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia, mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään viranomaisia koskevien määräysten ja Kansallisarkiston tekemien säilytysaikapäätösten mukaisesti.
Hankeikkuna on valtioneuvoston yhteinen julkinen verkkopalvelu valtioneuvoston ja sen ministeriöiden hanketiedon hallintaan ja julkaisuun.
Hankeikkuna sisältää henkilötietoja, joita valtioneuvoston kanslia käsittelee tietosuoja-asetuksen 86 artiklan yleisen edun vuoksi ottaen huomioon myös virallisten asiakirjojen julkisuusperiaate. Hankeikkunan sisältämät henkilötiedot on saatu valtioneuvoston työntekijöiltä, jotka ovat lisänneet tietoja erilaisista hankkeista järjestelmään.
Tallennetut tiedot
Hankeikkuna sisältää hankkeiden vastuu- ja yhteyshenkilöiden sekä esimerkiksi työryhmien jäsenten nimitiedot ja sähköpostiosoitteet sekä puhelinnumerot.
Tietojen luovutus
Hankeikkunan sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Hankkeen päätyttyä hankkeeseen osallistuneiden henkilöiden tiedot poistetaan automaattisesti verkkosivuilta (lukuun ottamatta yhteyshenkilöä). Henkilöiden tiedot jäävät tämän jälkeen näkyviin Hankeikkunan virkahenkilön käyttöliittymään valtioneuvoston sisällä. Tiedot on säilytettävä virkahenkilön käyttöliittymässä mm. raporttien tuottamiseksi hankkeisiin osallistuneista henkilöistä.
Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Valtioneuvoston kanslian sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain valtioneuvoston kanslian palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä valtioneuvoston kanslian toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin. Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi).
Käsiteltävät tiedot
Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja.
Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin asian vireillepanijana eikä myöskään ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa.
Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.
Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle
Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.
Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:
- toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
- esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
- syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
- ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä.
Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen.
Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.
Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.
Tietojen käsittely on rajattua organisaatiossa ja ajallisesti
Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään asianomaisessa ministeriössä nimetyt henkilöt.
Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajasuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.
Asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.
Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.
Kameravalvonnan tarkoituksena on valtioneuvoston kanslian palveluksessa olevien sekä vierailijoiden oikeussuojan ja turvallisuuden takaaminen, työnantajan ja työntekijöiden omaisuuden suojaaminen, rikosten ennalta ehkäiseminen sekä niiden selvittäminen. Rekisteritietoja käytetämme tiloissa liikkuvien henkilöiden kulkutapahtumien selvittämiseen ja yksilöintiin.
Käsittelemme tietojanne tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan eli yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Rekisteriin tallentuu kuvaa henkilöistä ja ajoneuvoista, jotka liikkuvat kameroiden valvonta-alueella. Kuvan lisäksi rekisteriin tallentuu valvontakameran tiedot, kuvan tapahtumien päivämäärä ja kellonaika.
Kameravalvontaa ei ole ulotettu alueille tai tarkoituksiin, jotka on kielletty laissa Yksityisyyden suojaksi työelämässä 759/2004 § 16.
Tietojen luovutus
Emme luovuta kameravalvonnan rekisterin tietoja säännönmukaisesti kenellekään. Luovutamme tietoja poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle erikseen laissa säädetyissä tapauksissa, esimerkiksi rikosten selvittämiseksi. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön. Rekisterin tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tallenteita säilytetään pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden ajalta.
Kampus on valtioneuvoston yhteinen virtuaalityöpöytä, jossa on kunkin virkamiehen työprofiilin mukaan räätälöity työpöytä. Kampus tukee käyttäjän omaa ja koko valtioneuvoston yhteistä työntekoa sekä verkostoitumista valtioneuvostossa. Kampus sisältää sähköisen työtilan, Tiimerin, johon voidaan antaa käyttöoikeuksia myös valtioneuvoston ulkopuolisille henkilöille. Tiimeri on sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö. Se mahdollistaa yhteistyön yli organisaatiorajojen.
Valtioneuvoston kanslia käsittelee Kampuksen henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Valtioneuvoston kanslia vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallinto- ja palvelutehtävistä.
Tallennetut tiedot
Kampus-rekisteriin kirjataan käyttäjien Kampus-palvelussa ilmoittamat tiedot, käyttäjätiedon hakemistopalvelun (AD) kautta tulevat tiedot sekä järjestelmän keräämää tietoa käyttöön liittyen. AD:n kautta tulevat pakolliset tiedot: nimi, työpuhelin, osasto, titteli, esimies, työsähköposti, toimisto, organisaatio, yksikkö, esimies, Kieku-numero ja organisaatiokaavio. Lisäksi virkamiehet voivat itsenäisesti täydentää profiiliinsa mm. kuvan, kotipuhelinnumeron jne.
Tiimeriin tallennetaan seuraavat pakolliset perustiedot: työsähköpostiosoite, nimi ja työnantajan nimi. Näiden lisäksi käyttäjä voi halutessaan lisätä profiiliinsa paljon muitakin tietoja.
Tietojen luovutus
Kampuksen tai Tiimerin tietoja ei luovuteta eteenpäin. Rekistereiden tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään palvelussa sen elinkaaren ajan.
Valtioneuvoston kanslian asianhallintajärjestelmä on sähköinen asiarekisteri ja asiakirjojen hallintajärjestelmä. Otamme vastaan yksityishenkilöiden, sidosryhmien edustajien ja toimittajien ministereille ja ministeriöille lähettämiä kirjeitä, palautteita, kysymyksiä ja tietopyyntöjä. Kaikki kansalaiskirjeet sekä yhteystietoja sisältävät muut yhteydenotot rekisteröidään asianhallintajärjestelmään, jossa niille muodostuu käsittelyä osoittava diaarinumero.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Rekisteröinnin avulla osoitetaan asiakirjan saapuminen, mahdollistetaan asioiden käsittelyvaiheiden seuraaminen, autetaan asiakirjojen julkisuusperiaatteen toteutumista, saadaan kirjattujen asiakirjojen asiahakemisto sekä raportteja ja tilastoja.
Järjestelmät
- Valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmä on sähköinen asia- ja asiakirjarekisteri.
- Sähköpostitse kirjaamoon saapuvat viestit ja yhteydenotot arkistoidaan valtioneuvoston asianhallintajärjestelmään ja poistetaan sähköpostista. Salassa pidettävää tietoa sisältävät sähköpostit lähetetään salatulla turvasähköpostilla.
Tallennetut henkilötiedot
Nimitietoja tarvitaan yksilöimään asian vireille pannut henkilö.
Muut tallennetut tiedot
Yhteydenoton asiasisältö ja käsittelijän tiedot tallennetaan.
Tietojen luovutus
Asiakkaat saavat pyynnöstä otteen järjestelmän julkisista tiedoista.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja säilytetään viranomaisia koskevien määräysten ja Kansallisarkiston tekemien säilytysaikapäätösten mukaisesti.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietoja valtioneuvoston kanslian tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Käytännössä se tarkoittaa, että kansalaiskirjeet, joihin olemme vastanneet, säilytetään pysyvästi. Sen sijaan kansalaiskirjeitä, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, säilytetään 2 vuotta hallituskauden päättymisestä. Tieto- ja asiakirjapyyntöjä säilytetään 10 vuotta. Toimittajien ja muiden sidosryhmien lyhyitä tietopyyntöjä, joihin on vastattu suoraan sähköpostitse, säilytämme yhden vuoden.
Kansalaispulssi-kyselytutkimuksella kartoitetaan Suomessa asuvien 15–74-vuotiaiden henkilöiden näkemyksiä muun muassa viranomaisten toiminnasta ja viestinnästä sekä vastaajan omasta mielialasta ja luottamuksesta tulevaisuuteen.
Kysely toteutetaan kolmen viikon välein verkkokyselynä ja siihen on mahdollista vastata suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi älypuhelimen kautta. Vastaajat vaihtuvat joka kierroksella. Kutsu kyselyyn lähetetään vastaajille tekstiviestinä.
Kansalaispulssi-kyselytutkimusta hallinnoi valtioneuvoston kanslia. Tilastokeskus vastaa tiedon keräämisestä ja aineiston käsittelystä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseksi tietosuojalain 4 § 3-kohdan perusteella.
Kansalaispulssi | stat.fi
Tallennetut henkilötiedot
Kansalaispulssin taustakysymyksissä pyydämme sinulta seuraavat tiedot: sukupuoli, ikäryhmä, asuinmaakunta, korkein suorittamasi koulutusaste, tieto siitä kenen kanssa asut, asuuko kanssasi alaikäisiä lapsia ja millaisena pidät kotitaloutesi taloudellista tilannetta.
Vastaamisen helpottamiseksi kerättyä aineistoa täydennetään hallinnollisista rekistereistä saatavilla tiedoilla. Tiedot käsitellään niin, että vastaajaa ei voi tunnistaa valmiista tilastoaineistosta. Liitettävät tiedot ovat: sukupuoli, ikä, koulutus, aluetiedot, asuntokunta, tulotiedot ja pääasiallinen toiminta.
Tietojen luovutus
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Kyselyyn liittyviä henkilötietoja säilytetään Tilastokeskuksessa enintään 12 kuukauden ajan aineiston keräämisvuoden päättymisestä Tunnisteellisia henkilötietoja ei luovuteta Tilastokeskuksen ulkopuolelle. Tilastokeskuksen henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tilastokeskuksen VNK:lle tutkimuskäyttöön toimittama lopputuotos ei sisällä tunnisteellisia henkilötietoja. Tunnisteeton aineisto säilytetään toistaiseksi Tilastokeskuksessa ja VNK:ssa.
Erilaisten kyselyjen toteuttamiseksi ja tilaisuuksiin ilmoittautumisissa keräämme tarvittavat henkilötiedot.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta tyypillisesti tilaisuuksiin ilmoittauduttaessa pyydetään henkilön nimi ja sähköpostiosoite. Tilaisuudesta riippuen voidaan tarvittaessa pyytää myös muita henkilötietoja.
Tietojen luovutus
Voimme luovuttaa tietoja tapauskohtaisesti kyselyihin liittyville toimijoille, esimerkiksi ministeriön valvomolle. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja palvelun tuottajana.
Tietojen säilytysaika
Kyselyissä tarkoituksenmukainen säilytysaika vaihtelee tapauskohtaisesti.
Ilmoittautumisissa säilytysaika on tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittava aika, enintään 6 kuukautta tilaisuuden jälkeen, ja tapauskohtaisesti taloushallinnon, arkistoinnin tai teknisten varmuuskopioiden säilyttämisen vaatima aika.
Valtioneuvoston kanslia tarjoaa valtionhallinnon termejä koskevaa neuvontaa verkkosivuilla ja puhelimitse.
Järjestelmät
- Käännös- ja kielipalveluiden verkkosivuilta löytyy sanastoja, malleja ja ohjeita erikielisiin teksteihin ja ilmaisuihin.
- Valter-termipankki sisältää useita valtioneuvoston kansliassa ja muualla valtionhallinnossa laadittuja sanastoja.
Tallennetut henkilötiedot
Palvelussa ei tallenneta henkilötietoja.
Muut tallennetut tiedot
Termistöt, sanastot, ilmaisut
Tietojen luovutus ja säilytysaika
Tiedot tarjotaan avoimesti verkossa.
Mediapalvelu on valtioneuvoston medialle tarkoitettu ja rekisteröitymistä edellyttävä verkkopalvelu.
Median tila-akkreditointirekisteri sisältää tiedot median edustajista, joille on myönnetty vuosittainen kulkuoikeus (akkreditointi) valtioneuvoston tiloissa järjestettäviin tilaisuuksiin pois lukien korkean turvaluokituksen tilaisuudet. Rekisteri muodostetaan vuosittain siten, että mediat itse ilmoittavat henkilöt, joille tarvitaan akkreditointi.
Keräämme tietoja, jotta voimme varmistua, että mediapalvelun jäsenyyden ja tila-akkreditoinnin hakijat ovat median edustajia ja siten kuuluvat palvelujen piiriin.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Mediapalveluun rekisteröityessä tallennetaan henkilön etu- ja sukunimi, kansalaisuus, syntymäaika, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, osoite, organisaation tiedot, tehtävä tai titteli sekä freelancereiden osalta tarkentavat tiedot.
Tila-akkreditoinnin yhteydessä kysymme organisaation tiedot, median edustajan etu- ja sukunimi, syntymäaika, tehtävä/titteli, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero sekä kuva. Lisäksi pyydämme kulkukortin toimitusosoitteen ja yhteyshenkilön nimen.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Mediapalvelun jäsenyyttä koskevat tiedot säilytämme rekisterissä, kunnes median edustaja itse ilmoittaa, että ei enää tarvitse tunnusta.
Tila-akkreditointi uusitaan vuosittain edeltävän vuoden tietojen pohjalta. Edellisen vuoden tietoja säilytämme enintään vuoden.
Valtioneuvoston kanslian ministeritietojärjestelmään on koottu tiedot itsenäisen Suomen ministereistä, ministerien avustajista ja valtiosihteereistä.
Henkilötiedot ja muut ministerien tehtäviin liittyvät tiedot on kerätty ministereiden virkaikäjärjestyksen määrittämiseksi ja valtioneuvoston viestintäyksikön viestintätarpeisiin sekä historiantutkimuksellisia tarpeita varten. Tiedot löytyvät julkisina verkosta osoitteesta valtioneuvosto.fi/hallitukset-ja-ministerit.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella eli, koska käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Ministeritietojärjestelmään tallennamme seuraavat henkilötiedot: sukunimi, etunimi, sukupuoli, syntymäaika ja paikka, ammatti, kotipaikka, kotilääni, kansanedustajuus, vaalipiiri, entinen nimi, koulutus, kuolinpäivä ja avustajatehtävän kuvaus sekä nimitys- ja eropäivä.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Ministeritietojärjestelmän sisältämät henkilötiedot säilytetään pysyvästi.
Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan määrärahojen haku perustuu valtioneuvoston vuosittaiseen selvitys- ja tutkimussuunnitelmaan. Selvitykset ja tutkimukset hankitaan avoimella haulla. Haut on tarkoitettu erilaisille organisaatioille, kuten korkeakouluille, tutkimuslaitoksille, yrityksille ja järjestöille, tai näiden muodostamille konsortioille, joissa voi olla mukana myös kansainvälisiä toimijoita.
Järjestelmät
- Hakumateriaalit julkaistaan tietokayttoon.fi-sivustolla.
- Hakemusten jättäminen, käsittely sekä käynnistettyjen hankkeiden seuranta ja ohjaus toteutetaan VN TEAS -asiointijärjestelmässä. Hakemuksen jättäminen edellyttää rekisteröitymistä.
- Selvitys- ja tutkimustoiminnan asiakirjat tallennetaan valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmään.
Tallennetut henkilötiedot
Hankkeen yhteyshenkilön ja johtajan nimi- ja yhteystiedot, hankkeen osallistujien ansioluettelot.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Muut tallennetut tiedot
Rahoitushakemusasiakirjat liitteineen, hakemuksista laaditut lausunnot, maksatustiedot ja hankkeiden raportit.
Tietojen luovutus
Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Viranomaisen asiakirjojen ja tietojen julkisuudesta säädetään viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä julkisuuslain 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Julkinenkin asiakirja saattaa sisältää salassa pidettävää tietoa tai tietoja, joiden luovuttamista on rajoitettu (yleensä henkilötietoja).
Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään viranomaisia koskevien määräysten ja Kansallisarkiston tekemien säilytysaikapäätösten mukaisesti.
Skype on valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin valtioneuvostolle tuottama, On-Premise palveluna toteutettu viestintä-alusta. Skypeä käytettäessä tietoja käsitellään Valtorin kilpailuttaman alihankkijan Tietoevryn konesalissa Suomessa. Skypellä voi muun muassa soittaa ja vastaanottaa ääni- sekä videopuheluita, lähettää ja vastaanottaa pikaviestejä ja järjestää ääni- ja videopalavereja usean käyttäjän kesken.
Rekisterinpitäjiä ovat valtioneuvoston kanslia sekä Microsoft. Valtioneuvoston kanslia käsittelee henkilötietojasi Skypessä, koska niiden käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Kun osallistut valtioneuvoston Skype-kokoukseen, laitathan kameran ja mikrofonin kiinni ennen kuin liityt kokoukseen.
Tallennetut henkilötiedot
Valtioneuvoston Skype-kokouksissa sinusta tallentuu seuraavia tietoja: profiilikuvasi, jos käytät sellaista. Videokuva, jos pidät kamerasi päällä ja tallennus on päällä. Ääni, jos pidät mikrofonia päällä. Chat-palstalle kirjoittamasi keskustelut. Sekä IP-osoitteesi.
Tietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta sinun kokousosallistumiseesi liittyviä tietoja (antamasi nimi, IP-osoite jne.) sekä kokouksessa käsiteltyjä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Microsoft on kansainvälinen toimija, minkä vuoksi henkilötietojen suoja ei Skypeä käytettäessä välttämättä toteudu Suomen ja EU:n lainsäädännössä edellytetyllä tavalla.
Tietojen poistoaika
Kokouksen järjestäjä on voinut päättää tallentaa kokouksen, jos siihen on erityinen yleisen edun mukainen syy, kuten tarve mahdollistaa koulutuksen tai tiedotustilaisuuden katseleminen myös jälkikäteen. Kaikkia kokouksia ei tallenneta. Mahdollisesta tallentamisesta sekä tallenteen käyttötarkoituksesta ja säilytysajan perusteista ilmoitetaan kokouksen alussa.
Henkilötietoja tallentuu Skypeen, kun liityt kokoukseen. Valtioneuvoston henkilöstön yleiset ja järjestelmässä pakolliset henkilötiedot (nimi, organisaatio, titteli, sähköpostiosoite, ip-osoite, osoite työpaikalle) säilyvät järjestelmässä työsuhteen ajan. Niitä käytetään käyttäjien tunnistautumiseen ja pääsynvaltuutukseen, palvelun toimittamiseen sekä vianselvitykseen.
Palvelun lokitiedot järjestelmään rekisteröityjen kirjautumisista ja toiminnasta palvelussa säilyvät tietotyypistä riippuen 6 kuukautta - 2 vuotta. Voit pyytää poistamaan viestisi tai henkilötietosi ottamalla yhteyttä valtioneuvoston kanslian kirjaamoon, josta pyyntösi lähetetään eteenpäin.
Viestimme monikanavaisesti. Käytämme sosiaalisen median palveluita, jotta viestintä tavoittaisi mahdollisimman monia kansalaisia. Tärkeistä asioista kerromme aina tiedotteissa, jotka julkaistaan valtioneuvoston verkkosivuilla.
Palveluilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Valtioneuvoston kanslian käytössä ovat seuraavat sosiaalisen median palvelut:
Talous-, sopimus- ja henkilöstöhallinnon asioissa rekisterinpitäjänä toimii valtioneuvoston kanslia. Tallennamme talous-, sopimus- ja henkilöstöhallinnon rekistereihin tietoja muun muassa palkkion maksua, matkustamista ja matkakorvauksia, valtioneuvoston kansliassa asiointia ja työskentelyä, laskutusta ja laskujen maksua sekä sopimusten hallinnointia ja julkisia hankintoja varten.
Tallennamme rekistereihimme tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksiemme ja velvollisuuksiemme täyttämiseksi vaadittavat tiedot.
Tallennetut tiedot
Keräämme henkilötietoja vain käsittelyn vaatimassa laajuudessa. Kerättävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin: henkilön yksilöintitiedot (esim. henkilön nimi, pankkitiedot), maksatustiedot (esim. matkakorvaukset), sopimuksiin liittyvät tiedot (esim. julkiset hankinnat) sekä mahdollisia muita tarvittavia tietoja.
Tietojen luovutus
Tietoja voimme luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännöllisesti maksatusta varten rahalaitoksille, eläkettä varten Kevalle ja verotusta varten verohallinnolle sekä turvallisuusselvityksiä varten suojelupoliisille. Lisäksi tietojen käsittelyä on ulkoistettu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen ja järjestelmätoimittajille. Matkatoimisto voi siirtää henkilötietoja edelleen kolmansiin maihin ja se on rekisterinpitäjänä vastuussa kyseisten henkilötietojen tietosuoja-asetuksen mukaisesta käsittelystä.
Tietojen säilytysaika
Talous-, sopimus- ja henkilöstöhallintoon kuuluvia henkilötietoja säilytetään kutakin asiakokonaisuutta sääntelevän lainsäädännön perusteella. Annamme pyynnöstänne tarkempia tietoja tietyn järjestelmän henkilötietojen säilytysajoista.
Microsoft Teams on yhtenäinen viestintä- ja yhteistyöalusta, jossa yhdistyvät jatkuva työkeskustelu, videotapaamiset, tiedostojen tallennus (mukaan lukien tiedostoyhteistyö) ja sovellusten integrointi. Teams on osa Microsoftin tuottamaa pilvipalvelukokonaisuutta. Valtioneuovoston käyttää Teamsia muun muassa kokouksien järjestämiseen valtioneuvoston ulkopuolisten henkilöiden kanssa.
Teamsin osalta rekisterinpitäjiä ovat valtioneuvoston kanslia sekä Microsoft. Lisätietoja Microsoftin henkilötietojen käsittelystä. Kanslia käsittelee henkilötietojasi Teamsissa, koska niiden käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Lisätietoja ja käytännön ohjeita valtioneuvoston Teams-kokoukseen osallistumisesta.
Tallennetut henkilötiedot
Valtioneuvoston Teams-kokouksissa sinusta tallentuu seuraavia tietoja: profiilikuvasi, jos käytät sellaista. Videokuva, jos pidät kamerasi päällä. Ääni, jos pidät mikrofonia päällä. Chat-palstalle kirjoittamasi keskustelut. Sekä IP-osoitteesi.
Tietojen luovutus
Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta sinun kokousosallistumiseesi liittyviä tietoja (antamasi nimi, IP-osoite jne.) sekä kokouksessa käsiteltyjä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen poistoaika
Henkilötietoja tallentuu Teamsiin, kun liityt kokoukseen. Käyttäjän palveluun lähettämät viestit yms. säilyvät kunnes pääkäyttäjä tai käyttäjä itse ne poistaa. Voit pyytää poistamaan viestisi tai henkilötietosi ottamalla yhteyttä valtioneuvoston kanslian kirjaamoon, josta pyyntösi lähetetään eteenpäin.
Avoimet virat julkaistaan valtiolle.fi-palvelussa, joka on pääasiallinen kanava myös työhakemuksen jättämiselle.
Keräämme Valtiolle.fi-palvelussa valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa jättäessään hakemuksen. Laadimme hakuprosessin päättyessä vertailumuistion, jossa vertaillaan hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja työmarkkinalaitoksen ohjeiden mukaisesti. Perustelumuistion liitteinä ovat hakijaluettelo ja ansioyhteenveto.
Järjestelmät
-
Hakemukset jätetään ja käsitellään valtionhallinnon yhteisessä valtiolle.fi-palvelussa, jota tarjoaa Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet.
-
Videohaastatteluissa käytämme apuna Recright-videohaastattelutyökalua
-
Hakemukset, haastatteluvideot, nimitysesitykset ja -päätökset arkistoidaan valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmään.
-
Päätöksentekojärjestelmässä käsitellään valtioneuvoston yleisistunnossa ja tasavallan presidentin esittelyssä päätettävät nimitysasiat.
Tallennetut henkilötiedot
Keräämme seuraavat henkilötiedot: hakijan yksilöintitiedot (nimi, sukupuoli, osoite, puhelin, sähköposti ja muu mahdollinen yhteystieto), hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, hakuprosessissa tallennetut videomateriaalit, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.
Käsittelemme hakijan tietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan, virkamieslain (750/1994) ja -asetuksen (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) perusteella.
Virkaan valitun henkilön turvallisuusselvitystietoja käsitelemme turvallisuusselvityslain 45 ja 58-59 § pykälien mukaisesti.
Muut tallennetut tiedot
Haettavien virkojen/tehtävien kuvaukset
Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Luovutamme henkilötietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Valtioneuvoston yleisistunnossa ja tasavallan presidentin esittelyssä päätetyt nimitysasiat julkaistaan valtioneuvoston päätöksinä.
Emme luovuta tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat hakijan Valtiolle.fi-järjestelmään luomasta profiilista kaksitoista (12) kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-järjestelmän työnantajalle näkyvästä osiosta 3 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen.
Valtioneuvoston kansliassa rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilyttämisajat määräytyvät tarkemmin arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Rekrytoinnin asiakirjojen (hakemusasiakirjat) yleinen säilytysaika on kaksi (2) vuotta, ellei ole erikseen säädetty. Yleinen säilytysaika perustuu yhdenvertaisuuslakiin (1325/2014) ja lakiin naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986). Kerromme pyynnöstä tarkemmin asianne käsittelyajoista.
Verkkosivuilta on mahdollista tilata uutiskirjeitä ja muita ajankohtaisaineistoja. Tilausta varten tarvittavia henkilötietoja käsittelevät valtioneuvoston kansliassa työskentelevät henkilöt sekä uutiskirjeiden palveluntarjoaja Emaileri, jonka kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä.
Käsittelemme henkilötietojasi valtioneuvoston kanslian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c-alakohta ja julkisuuslaki 20 §) sekä suostumuksesi perusteella.
Tallennetut tiedot
Uutiskirjeiden ja ajankohtaisaineistojen tilauspalveluissa tallennamme tilauksen yhteydessä annetun sähköpostiosoitteen.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle lukuun ottamatta EU:n puheenjohtajakauden sisäisen uutiskirjeen tilaajien sähköpostiosoitteita. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.
Tietojen säilytysaika
Tiedot ajankohtaisaineistojen tilauspalvelussa sekä uutiskirjeiden tilausjärjestelmissä säilyvät, kunnes tilaaja itse lopettaa tilauksensa tai aineiston julkaiseminen päättyy.
Palautelomakkeella lähetetyt tiedot poistetaan, kun palautteesta on kulunut vuosi.
Valtioneuvoston aineistopankissa rekisteröityneet käyttäjät voivat ladata ja jakaa viestintämateriaalia, kuten kuvia ja videoita.
Henkilörekisterin tarkoitus on valtioneuvoston kanslian ja muiden ministeriöiden työntekijöille suunnatun aineistopankkipalvelun käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeuksien myöntäminen aineistoihin.
Rekisteri sisältää tiedot ministeriöiden työntekijöistä, jotka käyttävät aineistopankkia kuvien, videoiden ja muiden aineistojen lataamiseen ja jakamiseen. Myös ministeriön ulkopuolisille henkilöille voidaan antaa käyttöoikeuksia.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Tallennetut tiedot
Rekisteröitymisen yhteydessä keräämme henkilön nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron sekä tehtävän ja organisaation. Lisäksi pyydämme ilmoittamaan kielen vaihtoehdoista suomi, ruotsi tai englanti.
Tietojen luovutus
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Poistamme henkilötiedot järjestelmästä, kun havaitsemme palvelun tarpeen päättyneen, esimerkiksi hankeen päättyessä, jolloin järjestelmästä poistetaan hankkessa mukana olleet käyttäjät. Henkilötiedot poistetaan myös, jos käyttäjä ei ole vuoteen käyttänyt palvelua tai ei enää työskentele ministeriössä.
Verkkosivustojen palautelomakkeella voi lähettää kysymyksiä ja palautetta. Sivustoilla on mahdollista myös kommentoida blogikirjoituksia.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Palautelomakkeessa pyydämme kysyjän nimen. Jos kysyjä haluaa viestiinsä vastauksen, pyydämme sähköpostiosoitteen. Halutessaan kysyjä voi myös antaa organisaation nimen.
Blogikommentoinnissa pyydetään sähköpostiosoite ja nimi, joka näytetään verkkosivuilla kommentin yhteydessä.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.
Tietojen säilytysaika
Palautelomakkeella lähetetyt tiedot poistetaan, kun palautteesta on kulunut vuosi. Blogikommentit säilytetään blogikirjoituksen elinkaaren ajan.
Verkkopalvelun tietoliikenneyhteyksistä ja käytöstä kerätään teknisiä lokitietoja, joita tarvitaan palvelun tuottamiseen ja tietoturvallisuudesta huolehtimiseen. Lokitietoihin sisältyy tietoja, jotka on mahdollista yhdistää henkilöön, kuten IP-osoite ja aikaleima. Näitä lokitietoja käytetään vain palvelun mahdollistamiseksi tietoliikenneverkossa sekä virhetilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvittämiseksi.
Joillekin sivuston sivuille on upotettu sivuston ulkopuolinen sovellus, kuten sosiaalisen median syöte, video tai podcast. Näissä sovelluksissa käytetään evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta kolmannelle osapuolelle.
Lisätietoa evästeistä sivustolla
Sivustojen käytöstä kerätään yleisiä tilastotietoja, joita käytetään verkkopalvelujen kehittämiseen. Näitä tietoja ovat ladatut sivut, ajankohta sekä verkkoselain ja käyttöjärjestelmä. Sivustojen kävijäseuranta ei kerää tietoja, joista yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa. Kävijöiden IP-osoitteet on anonymisoitu eli karkeistettu yleiselle tasolle ennen niiden käsittelyä.
Joillekin sivuston sivuille on upotettu sivuston ulkopuolinen sovellus, kuten video. Näissä sovelluksissa käytetään evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta kolmannelle osapuolelle.
Lisätietoa evästeistä sivustolla
Keräämme tiedot ministeriön järjestämiin tai ministeriön tiloissa järjestettäviin tilaisuuksiin osallistujista etukäteen. Henkilötietoja käsitellään tilaisuuksien asianmukaiseen järjestämiseen ja yhteisen turvallisuutemme varmistamiseksi.
Vierailijan pitää todistaa henkilöllisyytensä saapuessaan ministeriön tiloihin. Tietojen etukäteinen kerääminen ja henkilöllisyyden toteaminen perustuvat ministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c-alakohta, työturvallisuuslain 8 §).
Tietojen säilyttäminen vierailun jälkeen perustuu ministeriölle kuuluvan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseen (tietosuojalain 4 §). Silloin kun tieto vierailijan nimestä ja organisaatiosta on liitettävä osaksi kirjanpitoaineistoa, näiden tietojen säilyttäminen perustuu valtion talousarviosta annetun asetuksen 46 §:ään.
Tallennetut tiedot
Vierailun yhteydessä tallennetaan vierailijan nimi, organisaatio, sähköpostiosoite, ja mahdollisesti puhelinnumero. Toisinaan tallennetaan myös virkanimike tai titteli, ja tarvittaessa tallennetaan tieto erityisruokavaliosta.
Tietojen luovutus
Vierailijoiden henkilötietoja käsittelevät Senaatti-kiinteistöt Oy sekä sen alihankkijana toimiva Avarn Oy. Valtioneuvoston tilojen ulkopuolella järjestettävissä tilaisuuksissa käytetään myös muita henkilötietojen käsittelijöitä.
Tietoja ei luovuteta valtioneuvoston ulkopuolelle muulloin kuin silloin, kun tapahtumapaikka tarvitsee niitä omien turvallisuusmääräystensä vuoksi. Joissakin koulutustilaisuuksissa, seminaareissa ja vastaavissa tapahtumissa osallistujalista voidaan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseksi jakaa muille osallistujille verkostoitumista ja muuta yhteistyötä varten, ellei osallistuja ole kieltänyt tietojen jakamista.
Jos vierailijatiedoista muodostuu osallistujalista tai muu viranomaisen asiakirja, se on lähtökohtaisesti julkinen. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa viranomaisten julkisuudesta säädetään.
Kun kyseessä on vierailu tai tapahtuma vailla kansainvälisiä kytkentöjä, tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysaika
Vierailijan tiedot poistetaan päivittäin Senaattila-tilavarausjärjestelmästä. Säännönmukaisesti toistuvien tapahtumien osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja säilytetään erillisessä järjestelmässä seuraavan vastaavan tapahtuman järjestämiseen asti. Joidenkin tapahtumien osallistujatietoja voidaan säilyttää valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuotta tai pysyvästi. Tällaisia ovat esimerkiksi hallitusten aineistoina kirjattavat ministerin isännöimät tilaisuudet, tai muut merkitykseltään erityisen tärkeät ministeriön järjestämät tilaisuudet.
Jos vierailuun kuuluu tarjoiluja, kuten tavanomainen kahvi- tai lounastarjoilu, henkilötiedot voidaan viedä tarjoiluista ja osallistujien lukumäärästä riippuen myös osaksi kirjanpitoaineistoamme. Kirjanpidon tositeaineiston säilytysaika on normaalisti kuusi vuotta vierailuvuoden päättymisestä.
Vierailijoiden henkilötietojen säilytetään tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittavan ajan, enintään 6 kuukautta tilaisuuden jälkeen, ja tapauskohtaisesti taloushallinnon, arkistoinnin tai teknisten varmuuskopioiden säilyttämisen vaatima aika. Esimerkiksi kahvi- tai lounastarjoilun sisältävissä vierailuissa henkilötiedot voidaan viedä osaksi ministeriön kirjanpitoaineistoa. Kirjanpidon tositeaineiston säilytysaika on normaalisti kuusi vuotta vierailuvuoden päättymisestä.
Virkku on valtioneuvoston yhteinen palvelunhallintajärjestelmä, jota hyödyntää koko valtioneuvoston henkilöstö. Virkku-palvelu muodostuu sekä kaikkien virkamiesten käytössä olevasta asiakasportaalista, jonka kautta voidaan tehdä valtioneuvoston yhteisiin palveluihin kohdistuvia palvelupyyntöjä, että palveluntuottajien käyttöliittymästä, jossa eri palveluiden asiantuntijat voivat käsitellä palvelupyyntöjä. Virkku-palveluun tallennetaan joissakin tapauksissa valtioneuvoston ulkopuolisten yhteyshenkilöiden henkilötietoja, jos ne ovat tarpeellisia palvelupyynnön käsittelemiseksi (esim. kirje- ja materiaalitoimitukset).
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen valtioneuvoston kanslian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lisäksi käsittelyperusteena on valtioneuvostosta annetun lain (175/2003) 2 §:n 3 momentti: Valtioneuvoston kanslia vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallinto- ja palvelutehtävistä. Valtioneuvoston kanslia ohjaa ja yhteen sovittaa yhteisiin hallinto- ja palvelutehtäviin liittyviä toimintatapoja.
Tallennetut tiedot
Virkun kautta tilattavissa palveluissa saatetaan tarvita valtioneuvoston ulkopuolisten henkilöiden yhteystietoja, jotka tallentuvat järjestelmään palvelupyynnön lähettämisen yhteydessä. Tällaisia palveluita ovat mm. kirje- ja materiaalitoimituspalvelu sekä tulostus- ja kopiointipalvelu. Näissä tapauksissa järjestelmään tallentuu henkilöiden nimi, osoite (sähköposti- ja/tai postiosoite) sekä mahdollisesti puhelinnumero.
Tietojen luovutus
Valtioneuvoston kansliassa työskentelevät virkamiehet käsittelevät Virkku-järjestelmään tallennettuja henkilötietoja virkatehtävissään. Henkilötietoja saattavat käsitellä myös ulkopuoliset toimittajat, jotka osallistuvat palvelun toteuttamiseen. Virkku-järjestelmän tietoja käsitellään EU/ETA-alueella.
Tietojen säilytysaika
Valtioneuvoston ulkopuolisten henkilöiden yhteystiedot poistetaan järjestelmästä kuuden (6) kuukauden päästä palvelupyynnön ratkaisemisesta, jos yhteystiedoille ei ole tämän jälkeen erikseen todettua tarvetta.