Rekommendation om teckenspråkstolkning vid informationsmöten

Statsrådet rekommenderar att informationsmöten tolkas åtminstone till finskt teckenspråk då det är fråga om

  • en krissituation som gäller medborgarna
  • storolyckor
  • eventuella terrordåd
  • undantagstillstånd på grund av klimat, elnät eller motsvarande orsaker
  • en sådan reform som statsrådet inlett eller beslutat om som har betydande inverkan på medborgarnas vardag, i synnerhet vardagen för dem som använder teckenspråk
  • statsrådets viktigaste informationsmöten som gäller regeringens verksamhet, till exempel regeringsbildning och eventuella ändringar i regeringsbasen.

Av informationsmötets innehåll ska göras ett sammandrag på finlandssvenskt teckenspråk som publiceras efter mötet. Beroende på situationen ska man dock överväga att tolka informationsmötet till de båda inhemska teckenspråken. Det som talas vid informationsmötet ska dessutom textas till finska i videoinspelningen. Sammandraget på finlandssvenskt teckenspråk ska textas till svenska.

Beställning av tolk

Det lönar sig att beställa tolk direkt efter beslut om att ordna ett informationsmöte. Då kan man anlita den tolk/de tolkar som bäst lämpar sig för uppdraget, och tolken/tolkarna hinner förbereda sig för mötet. Mer information om beställning av tolkningstjänster finns i stycke 4 om upphandling.

Det är viktigt att tolken redan på förhand får material för informationsmötet så att hen kan förbereda sig för tolkningsuppdraget. Materialet kan vara till exempel nyckelordslistor, en Powerpointpresentation eller annat material som delas ut vid mötet. Tolken använder materialet endast för att förbereda sig för tolkningsuppdraget och som stöd under tolkningen. Tolken har tystnadsplikt i allt som gäller uppdraget.

Anvisningar till tolkar och talare

Före informationsmötet ska man med tolken gå igenom mötets program, talarnas namn och titlar samt hur tolken ska placera sig i förhållande till talaren och kameran. I början av mötet ska ordföranden berätta att mötet tolkas till finskt teckenspråk.

Talarna behöver inte ändra sitt sätt att tala, till exempel tala långsammare, och de bör undvika att läsa från papper. Det är lättast för tolken att tolka naturligt tal. Tolkens arbete underlättas av att talaren tar en tydlig paus efter varje behandlat tema- eller delområde.

Tolken tolkar allt som sägs vid mötet och eventuellt också övriga ljud i rummet. Tolken kan inte låta bli att tolka något ens på begäran.

Marknadsföring av teckenspråkstolkade informationsmöten

Informationsmöten som ordnas i Statsrådsborgens pressrum kan följas i direktsändning. På statsrådets webbplats läggs också ut en videoinspelning från mötet. Det är viktigt att på förhand i sociala medier göra reklam för informationsmöten som tolkas till finskt teckenspråk i direktsändning. I detta sammanhang ska man också nämna att ett sammandrag på finlandssvenskt teckenspråk publiceras så snart som möjligt efter mötet. Också i den inbjudan som skickas ut till medierna ska det nämnas att mötet tolkas till teckenspråk.

För ministeriernas bruk utarbetas en video som kan användas för att informera om teckenspråkstolkade informationsmöten i sociala medier. Det skapas också en kontaktlista över aktörer som berörs av teckenspråksfrågor, och de får information om kommande informationsmöten via denna lista.

Tekniska krav som gäller pressrum

För att tolken ska kunna höra talarna så bra som möjligt är det bäst att tolken placeras bredvid talarna eller i samma rum som talarna. En teckenspråkstolkad sändning kan genomföras på två sätt: antingen så att tolken står bredvid talaren och syns i samma bild som talaren, eller så att bilden delas mellan tolken och talaren.

Tolkens ansikte, händer och kroppsrörelser syns bäst mot en nedtonad, helst enfärgad, bakgrund. Det är också viktigt att pressrummet har tillräcklig belysning så att tolkningen syns så bra som möjligt.

I statsrådets kanslis interna anvisning fastställs närmare hur teckenspråkstolkade informationsmöten ska ordnas i statsrådets pressrum.

Webbsändningar i krissituationer

I krissituationer sänder medierna ofta informationsmöten i direktsändning antingen på tv eller på sin webbplats. Då ligger det på arrangörens ansvar att se till att tolken syns i sändningen.

Om medierna inte ordnar en direkt webbsändning är det arrangören som ansvarar för webbsändningen. Även sociala medier kan användas för att ordna en webbsändning.

Om det inte är möjligt att ordna en webbsändning från informationsmötet, ska arrangören efter mötet spela in ett sammandrag. Detta innebär att huvudtalaren återger mötets viktigaste innehåll och det tolkas till teckenspråk. En videoinspelning av sammandraget läggs upp på arrangörens webbplats.