Specialsakkuning Kati Heikkinen

”Kreativ samordning med många bollar i luften”

Kati Heikkinen arbetar som specialsakkunnig vid utvecklingsfunktionen vid statsrådets förvaltningsenhet. Utvecklingsfunktionen ansvarar bland annat för utvecklandet av verksamhetsmodeller, serviceprocesser och statsrådets gemensamma projekthantering inom statsrådets kanslis ansvarsområde samt för samordningen av den övergripande arkitekturen och andra ledningsmodeller. Utvecklingsfunktionen upprätthåller en övergripande bild av utvecklingen och erbjuder praktiskt stöd och verktyg i samband med förändringar, till exempel när det gäller att främja målen för det digitala statsrådet.

”Jag har arbetat vid kansliet i drygt fyra år. Vid sidan av mitt tidigare arbete vid Statistikcentralen ledde jag också en projektbyrå för utveckling av organisationens verksamhet. Tjänsten vid kansliet gjorde det möjligt att fokusera på utvecklingsfrågor och sätta sig in i statens verksamhet ur ett helt nytt perspektiv.

Till mina uppgifter hör olika former av utvecklingsarbete, allt från projektarbete, processer och helhetsarkitektur till kvalitetsarbete. Jag erbjuder också stöd och facilitering till exempel i samband med förändringar och utvecklingen av processer samt tar fram olika mätare som stöd för den kunskapsbaserade ledningen. Dessutom är jag sekreterare i flera grupper och erbjuder vid behov analytiskt stöd när det gäller rapporteringen om projekt. Just nu arbetar jag särskilt med allmän utveckling och samordning av projektarbete och med uppföljning av projektportföljer.

Mitt arbete förutsätter god samordnings- och kommunikationsförmåga. Jag medverkar i olika grupper med flera utvecklingsuppgifter, vilket betyder att jag håller flera bollar i luften på en gång. Jag måste ha målet för varje delområde klart för mig och dessutom kunna kommunicera tydligt om det.

Uppgifterna förutsätter också kreativitet och känsla för olika situationer. I bakgrunden till projekten finns mycket teoretisk kunskap som man måste kunna tillämpa och gå vidare på det sätt som situationen kräver. Utöver att skapa en lägesbild måste man också göra det klart för sig i vilken riktning utvecklingen av projektarbetet ska styras. Det förutsätter framför allt att man kan se den större bilden och förstå kopplingarna mellan olika funktioner. Min roll är att se till att alla bitar i pusslet faller på plats.

Dessutom kräver arbetet långsiktighet och tålamod, eftersom utvecklingsarbete inte alltid ger resultat genast. Det bästa är när det som varit under utveckling blir en del av vardagen. Särskilt bra känns det om förändringen har upplevts vara till verklig nytta och göra vardagen smidigare.

Jag vill vara med och bygga upp ett enhetligare statsråd, och jag ser det som betydelsefullt att kunna hitta och utveckla sådant som underlättar tjänstemännens arbete. Det är också intressant att se allas arbete sammanlänkas med varandra och bilda en större helhet. Kryddan i mitt arbete är definitivt att jag genom det kan bekanta mig med frågor och människor som jag annars inte skulle få lära känna. Kansliets utmärkta experter som arbetar för samma mål och hjälper varandra gör att det känns roligt att arbeta. Det känns varje morgon bra att komma till jobbet.”