Sekreterare för informationstjänsten Tuire Tapanainen och inspektör Sami Heino

Vi finns till för kunderna och håller oss uppdaterade

Tuire Tapanainen arbetar som sekreterare för informationstjänsten och Sami Heino som inspektör vid statsrådets kansli med uppgifter inom dokumenthantering och informationshantering. Enheten för informationshantering vid statsrådets förvaltningsenhet ansvarar för alla ministeriers dokumenthantering, arkivfunktion, informationstjänst och kundservice samt för styrning, utveckling och utbildning i fråga om dessa funktioner.

Sami: ”Jag har arbetat med ärendehantering inom statsrådet sedan 1999 och jag ansvarar för kundbetjäningen vid utrikesministeriet. Vi får många begäranden om information från både tjänstemän och utomstående kunder, såsom journalister, forskare och studerande, och vi ansvarar för att leta fram och förmedla det material som efterfrågas.”

Tuire: ”Jag började arbeta vid kansliet efter sommarsemestern. Till mina uppgifter hör att sköta de dagliga uppgifterna inom undervisnings- och kulturministeriets informationshantering och uppgifter i anslutning till statsrådets utvecklingsprojekt. De dagliga uppgifterna är exempelvis att registrera ärenden och dokument i ärendehanteringssystemet, att svara på kontakter från tjänstemän och allmänheten och att handleda tjänstemän i fråga om dokumenthantering. De dagliga uppgifterna fördelas mellan kollegorna så att var och en kan koncentrera sig på vissa uppgifter under vissa dagar. I det här arbetet krävs en serviceinriktad attityd. Man måste verkligen tycka om att hjälpa människor.”

Sami: ”Vår uppgift omfattar många olika delområden. Vi har kundrådgivning via olika kanaler och vi hjälper kunder som kommer till oss att söka och använda material. Nu för tiden sysselsätter också frågor om offentlighet dokumentförvaltningen allt mer. De här faktorerna förutsätter att man är omsorgsfull och noggrann, eftersom den information som delas ska vara korrekt, samt stresstålighet för att kunna sköta uppgifterna enligt prioritet. Dessutom måste man vara intresserad av ärendehantering. Begärandena om information är väldigt varierande, så det är viktigt att ha goda kunskaper om dokumenthantering.”

Tuire: ”Dokumenthanteringen är en viktig del av ministeriernas grundläggande verksamhet. Här får man insikt i både hela statsrådets uppgifter och ett visst ministeriums substans. Det bästa med arbetet är att man hela tiden måste hålla sig uppdaterad, så att man vet vad som händer omkring en.”

Sami: ”Variationen och det faktum att man får lösa många olika frågor gör arbetet intressant. Att hjälpa människor och vägleda dem till den information de behöver känns betydelsefullt. Det gör att mitt eget arbete känns meningsfullt.”