Verkkoviestinnän tyylikirja – ohjeita sisällöntuottajalle

Saavutettavuus tarkoittaa sitä, että mahdollisimman moni erilainen ihminen voi käyttää verkkopalveluja mahdollisimman helposti. Saavutettavuus on ihmisten erilaisuuden ja moninaisuuden huomiointia verkkopalvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa.

saavutettavuusvaatimukset.fi

Saavutettavuus on esteettömyyttä digitaalisessa ympäristössä ja takaa yhdenvertaisuuden digitaalisessa yhteiskunnassa. Se tarkoittaa

• ymmärrettävää sisältöä
• teknisesti toimivaa toteutusta ja
• selkeää käyttöliittymää.

Saavutettava verkkopalvelu on lähdekoodiltaan virheetöntä ja loogista sekä standardien ja ohjeistusten mukainen. Verkkosivusto toimii erilaisilla päätelaitteilla ja avustavilla teknologioilla, kuten puheohjauksella ja ruudunlukuohjelmalla. Digipalvelulaki on tuonut nämä velvoitteet osaksi Suomen lainsäädäntöä.

Saavutettavuutta arvioidaan kolmetasoisen Web Content Accessibility Guidelines 2.1 -ohjeistuksen (WCAG) avulla. Sivustojen on täytettävä AA-tason kriteerit ja osin myös vaativimmat AAA-tason kriteerit.

Verkkopalveluiden käytettävyydellä (kirjallisuudessa usein usability) tarkoitetaan verkkopalvelun vaikuttavuutta ja tehokkuutta sekä verkkopalvelun käyttäjän tyytyväisyyttä.ISO 9241-11-standardi

Käytettävyys lähtee käyttäjän tarpeista. Kuinka helppoa verkkopalvelua on käyttää? Toimiiko sivusto siten, kuin käyttäjä haluaisi sen toimivan? Verkkopalvelun hyvä käytettävyys voi esimerkiksi tarkoittaa, että tieto löytyy vaivattomasti ja käyttö on sujuvaa ja tehokasta. Sisällöllistä käytettävyyttä heikentävät esimerkiksi vaikeaselkoisuus, epäjohdonmukaisuus ja sisällön vaikea löydettävyys.

Käytettävyydessä on otettava huomioon erilaiset käyttäjät ja käyttötilanteet. Kun teet sisältöä, pohdi näitä:

• Vastaako sisältö käyttäjän tarpeisiin?
• Missä tilanteessa sisältöä käytetään?
• Onko sivu ja sen rakenne helppo ymmärtää?
• Ohjaako sivu/sisältö käyttäjää?
• Toimiiko sisältö/sivu mobiililaitteessa?

Kiinnitä myös huomiota silmäiltävyyteen ja sisällön järjestykseen. Keskimääräinen kävijä viettää sivulla alle minuutin. Pitkien tekstikappaleiden sijaan kannattaa suosia lyhyitä kappaleita, väliotsikoita ja listoja. Pyri kertomaan yksi asia kokonaisuutena ja siirry sitten johdonmukaisesti seuraavaan.

Verkkosisällöillä on väliä vain, jos käyttäjät ja hakukoneet löytävät ne.

Löydettävyys on sivuston sisäinen ominaisuus ja se näkyy

• loogisessa rakenteessa
• palvelevassa navigaatiossa
• sivuston sisäisessä haussa
• sisäisissä linkityksissä
• hakukoneoptimoidussa sisällössä.

Löydettävyyttä voidaan tarkastella myös hakukoneiden näkökulmasta. Yli puolet kävijöistä tulee valtioneuvoston verkkosivustolle hakukoneiden kautta.

Hakukonelöydettävyyttä parantavat

• laadukas ja riittävän kattava sisältö, joka palvelee kävijää ja johon halutaan linkittää muualta
• oleellisten ja yleisesti käytettyjen asiasanojen käyttö
• otsikkotyylien looginen käyttö
• oikein rakennetut URL-osoitteet
• kuvien tekstivastineet.

Valtioneuvoston verkkoviestintä tukeutuu 

• valtionhallinnon viestintäsuosituksen arvoihin: avoimuus, luotettavuus, tasapuolisuus, ymmärrettävyys, vuorovaikutteisuus ja palveluhenkisyys sekä
• pääministeri Marinin hallituksen viestinnän arvoihin: luotettavuus, avoimuus, selkeys, rohkeus ja vuorovaikutteisuus.

Valtioneuvoston verkkoviestintä

• kertoo valtioneuvoston ajankohtaisista asioista ja toiminnasta
• avaa ja taustoittaa valtioneuvoston päätöksiä ja toimintaa
• viestii pääministerin ja muiden valtioneuvoston kanslian ministereiden ajankohtaisista asioista
• tuottaa ymmärrettävää tietoa erityisesti valtioneuvoston EU-asioista ja yhteiskunnan kriisitilanteista
• lisää hallinnon avoimuutta ja läpinäkyvyyttä

Miten arvot näkyvät käytännön työssä?

• Avoimuus: Kerromme avoimesti ja perustellen valtioneuvoston ja valtioneuvoston kanslian asioista. Tarjoamme olennaiset taustatiedot ja pääsyn alkuperäisten asiakirjojen luo.
• Luotettavuus: Verkkosisällöt ja -toteutus ovat johdonmukaisia, ja ne ovat linjassa muun tuottamamme sisällön kanssa. Sivut ovat ajan tasalla ja toimintavarmat.
• Tasapuolisuus: Otamme huomioon erilaiset käyttäjät ja tarpeet ja puhuttelemme eri käyttäjäryhmiä tasapuolisesti.
• Ymmärrettävyys: Puhuttelemme tavallista kansalaista selkeällä kielellä. Käytämme konkreettisia esimerkkejä ja yleiskieltä. Selitämme ja avaamme monimutkaisia asioita. Saavutettavuusvaatimukset ohjaavat myös sisällöntuotantoa. 
• Palveluhenkisyys: Tunnemme kohderyhmämme ja tarjoamme heille suunnattuja palveluita. Etsimme uusia tapoja tuottaa tietoa esimerkiksi siitä, miten päätökset vaikuttavat kansalaisiin.
• Vuorovaikutteisuus: huolehdimme siitä, että verkkosivuista voi vaivattomasti antaa palautetta. Sisältöä kehitetään palautteen pohjalta. Varmistamme, että valtionhallinnon kansalaisvaikuttamisen kanavat ovat läsnä verkkosisällöissämme.

Jotta verkkosisällöstä olisi hyötyä todellisissa käyttötilanteissa, on sille hyvä määritellä kohderyhmä. Yksi sisältö ja muoto ei palvele vaikkapa asiantuntijaa ja tietoa etsivää kansalaista.

Jos pääkohderyhmää ei voida nimetä, olisi hyvä määritellä erilaisia käyttötilanteita, joissa sisältöä käytetään, ja erilaisia tarpeita, joihin se vastaa. Yhdellä sisällöllä ei voida vastata kaikkiin tarpeisiin.

Jokaisella sisällöllä tulisi olla oma käyttötarpeensa. Valtioneuvostossa on tunnistettu ainakin seuraavat:

• median edustaja etsii ajankohtaista tietoa päätöksistä ja lisätiedonantajia
• viranomainen etsii tietoa lainsäädäntöhankkeen etenemisestä
• koululainen tai opiskelija etsii lisätietoa valtioneuvostosta ja päätöksenteosta
• tutkija etsii syventävää tietoa tietystä aihepiiristä
• kansalainen etsii tietoa häntä koskevista päätöksistä, kuten brexitin vaikutuksista tai koronarajoituksista
• ulkopuolisen organisaation tai yrityksen edustaja etsii tietoa tietyn lainsäädäntöhankkeen etenemisestä
• sidosryhmän tiettyyn tilanteeseen liittyvä tarve, kuten Mauno Koiviston muistomerkkikilpailun sääntöjä etsivä taiteilija
• kansainvälinen yhteistyökumppani etsii tietoa Suomen lainsäädännöstä ja yhteystietoja

Samassa sisältökokonaisuudessa voi olla useita eri käyttötarpeita, esimerkiksi yleisesittely kansalaiselle, linkit päätöksiin virkamiehelle, syventävää tietoa tutkijalle tai yhteystiedot medialle.

Kaikille verkkosisällöille on nimetty sisältövastaava, jonka tehtävänä on huolehtia sisältöjen ajantasaisuudesta.

Verkkosivuja toimitetaan tyylikirjan linjausten mukaisesti. Sisältöjä tuotetaan verkkosivujen käyttäjien tarpeisiin ja valtioneuvoston viestinnän tehtäviin perustuen.

Sisältövastaava

• sitoutuu sisällön kehittämiseen ja ylläpitämiseen
• huolehtii, että sisältö on ajantasaista ja paikkansa pitävää
• tekee asiakorjauksia tekstiin ja huolehtia niiden käännöksistä
• huolehtii yhdessä graafikoiden, kuvaajien ja verkkoviestintätiimin kanssa, että sivuilla on laadukkaita kuvia ja muuta visuaalista sisältöä
• keskustelee verkkoviestintätiimin kanssa, jos sisältökokonaisuus vaatii suurempaa päivitystä tai uusia sivuja
• käy sisällöt läpi vähintään kerran vuodessa verkkoviestintätiimin kanssa.

Verkkoviestintätiimi

• kehittää verkkopalveluita kokonaisuutena
• linjaa verkkosivujen sisältökokonaisuuksista
• varmistaa, että sisältö on verkkoon sopivaa ja yhtenäistä läpi sivuston
• opastaa sisältövastaavaa julkaisujärjestelmän esitysmallien ja tyylikirjan ohjeiden hyödyntämisessä
• käy sisällöt läpi vähintään kerran vuodessa sisältövastaavan kanssa
• tarjoaa analytiikkatietoa sisällön kehittämisen tueksi.

Sivujen läpikäynti sisältövastaavien kanssa – tarkistuslista

• käyttötarkoitus
• tekstien ja kuvien ajantasaisuus
• tekstien ymmärrettävyys
• asiasanoitus
• linkit: toimivuus ja linkkitekstit
• pdf-tiedostot: esitystapa ja saavutettavuus
• esitysmallit
• kieliversiot
• kuvien alt-tekstit
• analytiikan ja palautetyökalujen tarjoamat huomiot
• muut kehitysehdotukset

Sisältöjä kannattaa hahmottaa kokonaisuuksina ja miettiä, mitä kuhunkin sisältöteemaan liittyy.

Ota nämä huomioon:

• Mieti, kenelle ja mitä käyttötarkoitusta varten olet uutta sivua tai sisältöä tekemässä.
• Sivun pitää toimia itsenäisenä kokonaisuutena esimerkiksi sellaisille kävijöille, jotka tulevat sivulle suoraan hakukoneen kautta.
• Kerro vain olennainen ja nosta tärkein asia kärkeen. Taustoitus tulee loppuun, jos sitä edes tarvitaan.
• Ole johdonmukainen. Esitä asiat yhdenmukaisella tavalla, niin käyttäjän on helpompi ymmärtää sisällön logiikkaa.
• Mieti, miten voit pitää lukijan kiinnostusta yllä. Voisiko sisältöä jäsennellä esimerkiksi esitysmallien avulla?
• Ohjaa käyttäjä eteenpäin oleellisen tiedon äärelle. Kaikkea tietoa ei tarvitse tuoda valtioneuvoston verkkosivuille. On järkevää, että tieto on siellä, missä asiantuntemuskin on.

Sivun rakenne

Kun teet uutta sivua tai muokkaat vanhaa, mieti sivun rakennetta. Miten kokonaisuus hahmottuu? Miten sisältö pilkotaan osiin ja miten se järjestetään?

Ota huomioon nämä:

• Valitse toimiva sivupohja verkkoviestintätiimin kanssa yhdessä.
• Varmista, että sisältöä on yhdelle sivulle riittävästi, mutta ei liikaa. Nyrkkisääntö on, että sanoja pitäisi olla vähintään 300, kun kyse on perinteisestä sisältösivusta (ei esim. etusivusta).
• Karsi, tiivistä ja jaottele. Kovin pitkä, yhtenäinen leipäteksti ei välttämättä palvele, sillä verkkosisältöä ei lueta kronologisesti.
• Tee silmäiltävää sisältöä. Käytä verkkotekstissä lyhyitä kappaleita ja rytmitä tekstiä väliotsikoin, kuvin, linkein ja listoin.
• Hyödynnä YJA:n monipuolisia esitystekniikoita, joiden käytössä saa apua verkkoviestintätiimiltä. Katso myös kohta 'Sivutyypit'
• Lue tyylikirjan ohjeet verkkotekstin tekemisestä. Katso myös kohdat Kieli ja Leipäteksti.

Sivustoilla käytetään useita erilaisia sivutyyppejä.

Sivuston etusivu

• Etusivun tärkein tehtävä on tarjota valtioneuvoston keskeiset ajankohtaissisällöt ja ohjata kävijät sivuston tarjoaman tiedon äärelle.
• Valtioneuvosto.fi:n ja vnk.fi:n etusivuja ylläpitää valtioneuvoston viestintäosasto.

Sivukonaisuuden etusivu (esim. valtion omistajaohjaus, tietoa valtioneuvostosta)

• Sivukokonaisuuden etusivu kertoo, mistä kokonaisuudessa on kyse ja mitä osiosta löytyy. 
  • Osion alasivut näkyvät jollain lailla etusivulla.
  • Pääotsikko on riittävän kuvaava ja napakka.
• Sivukokonaisuuden etusivu sisältää lyhyen johdannon aiheeseen, max. kaksi lyhyttä kappaletta.
• Se tarjoaa dynaamisen listan uusimmista ajankohtaisaineistoista asiasanojen avulla.
• Sivuston rakenteen ei tulisi mennä kolmatta tasoa syvemmälle (etusivu/osiosivu/alasivu/). Perustele huolella, jos tätä syvempiä rakenteita tarvitaan.

Sisältösivu

• Sisältösivu on ajankohtaisartikkelia staattisempi kokonaisuus, johon on kuvattu tiettyä aihealuetta kattavammin ja taustoittavammin kuin esimerkiksi tiedotteessa.
• Sivun kohderyhmä on mietitty. Kenelle sisältö on tarkoitettu? Mitä käyttötarkoitusta varten?
• Sisältösivun ajantasaisuus tarkistetaan aina, kun jotain asiaan liittyvää tapahtuu ja vähintään kerran vuodessa.
• Asiakokonaisuus voidaan ja usein kannattaa jaotella useammaksi sivuksi, jolloin puhutaan sivukokonaisuudesta. Liian tynkiä sivuja kannattaa kuitenkin välttää.

Ajankohtaissisällöt

• Tiedote on asiapohjainen teksti, joka toimii erityisesti toimittajien työmateriaalina tai sidosryhmien informoinnin välineenä. Tiedote tehdään, kun on jotain tärkeää ja uutta kerrottavaa. Viestintäosasto vastaa tiedotteista.
• Artikkeli uutisrakenteella kirjoitetaan silloin, kun tiedotteen tekokynnys ei ylity, mutta halutaan kuitenkin nostaa esiin erityistä teemaa tai tapahtumaa. Uutisen teksti on vapaampaa kuin tiedotteessa. Uutinen rakennetaan samoista elementeistä kuin tiedote, mutta tyyli on rennompaa. Loppuun ei yleensä tarvita lisätietojen antajaa.
• Kolumni on kirjoittajan näkökulma johonkin ajankohtaiseen, kiinnostavaan aiheeseen. Teksti on silti editoitua ja hyvin jäsenneltyä. Kolumnissa mainitaan kirjoittajan nimi ja mahdollisuuksien mukaan mukana on kirjoittajan kuva.

Kun teet uutta sivua, huolehdi, että sivun URL-osoite on looginen. 

Muista nämä:

• Sivun URL-osoite on looginen ja selkeä, eikä sisällä esimerkiksi turhia numeroita tai versiotietoja.
• Osoitteen tulee olla hierarkkisesti oikeanlainen. Esimerkki: Jos sivu on kolmannen tason sivu (Etusivu -> Tietoa koronaviruksesta -> Rajoitukset ja suositukset), URL-osoitteessa tulee näkyä kaikki tasot: https://valtioneuvosto.fi/tietoa-koronaviruksesta/rajoitukset-ja-suositukset (EI https://valtioneuvosto.fi/rajoitukset-ja-suositukset
• Kieliversioiden osoitteet tehdään vastaavalla tavalla.
• Ajankohtaisartikkeleille järjestelmä tekee osoitteen automaattisesti jo luonnosvaiheessa otsikon perusteella. Osoitteet ovat muotoa etusivu/-/artikkelin otsikko.
• Jos erikseen halutaan markkinoida osoitetta, voidaan sivulle tehdä erillinen lyhyt osoite (esim. valtioneuvosto.fi/korona). Tällöin ota yhteyttä verkkoviestintätiimiin.

Verkkosivujen kieli on helposti ymmärrettävää ja suunnattu tavallisille ihmisille.

Muista nämä:

• Kerro ensisijaisesti asiasta eli päätöksen, hankkeen tai keskustelun sisällöstä, ei niinkään kokoustamisesta, hallinnosta, henkilöistä tai prosessista.
• Kirjoita ymmärrettävää kieltä, joka ei sisällä erikoissanastoa tai lyhenteitä. Jos käytät lyhenteitä, muista avata ne ensin.
• Käytä konkreettisia esimerkkejä. Mikä muuttuu? Mitä prosessista seuraa?
• Käytä lyhyitä, selkeitä virkkeitä. Kahden lauseen (pää- ja sivulause) mittainen virke on yleensä riittävän pitkä. Vältä lauseenvastikkeita, sillä saman asian voi sanoa pää- ja sivulauseella.
  • Esim. Lainsäädäntöesitystä tarkastellen voidaan todeta -> Kun lainsäädäntöesitystä tarkastellaan, voidaan todeta
• Suosi verbejä substantiivien sijaan.
  • Esim. Ministeriryhmä teki päätöksen -> Ministeriryhmä päätti
• Jos mahdollista, kirjoita aktiivissa, älä passiivissa. 
• Vältä liittyen, osalta, koskien, puitteissa -rakenteita, jotka voi useimmiten korvata sijapäätteillä tai jopa yhdyssanoilla
  • Esim. Rajoitukset liittyen koronaan -> Koronarajoitukset
  • Esim. Hallitus antoi esityksen koskien tartuntatautilain muuttamista -> Hallitus antoi esityksen tartuntatautilain muuttamisesta

Käännökset

• Lähtökohta on, että kaiken sisällön on oltava suomeksi ja ruotsiksi.
  • Muista käännättää myös olennaiset liitetiedostot
• Sivustot palvelevat myös englanniksi. Englanninkieliset sisällöt voivat olla suomen- ja ruotsinkielisiä sisältöjä suppeampia.
• Tiedotteet julkaistaan aina suomeksi ja ruotsiksi, usein myös englanniksi sekä tarpeen mukaan muilla harvinaisemmilla kielillä.
• Käytä kielenkääntämisen ammattilaisten tuottamia tekstejä.

Otsikko johdattaa lukijan aiheeseen. Sen pitää olla selkeä ja herättää kiinnostusta.

Muista nämä:

• Käytä aina otsikkotyylejä, ei lihavointia tai kapiteeleja. 
• Sivun pääotsikon tulee olla riittävän yleinen, mutta samalla informatiivinen; mistä sivulla/sivukokonaisuudessa kerrotaan?
• Laita tärkein sana otsikon alkuun, käytä verbejä. 
• Väliotsikoita kannattaa käyttää parin kappaleen välein.
• Käytä kaksiosaisia otsikoita, ne helpottavat hahmottamista
  • Esim. Eurooppa-neuvosto: Eurooppa tarvitsee vahvemmat sisämarkkinat 
• YJA:n ajankohtaisaineistoissa voi käyttää myös täydentävää otsikkoa.
• Käytä otsikkotyylejä. Sivun pääotsikko tehdään otsikkotyylillä H1. Näitä voi olla vain yksi per sivu.
• Pidä huoli, että otsikoiden hierarkia on looginen (H1, H2, H3, H4 jne.).

Verkkotekstiä ei lueta kuin kirjaa kronologisesti. Käyttäjä yrittää etsiä itseä kiinnostavan tiedon mahdollisimman nopeasti, joten leipätekstin on oltava silmäiltävää.

Muista nämä:

• Ingressi tiivistää tekstistä olennaisimman, pituus maksimissaan pari virkettä.
• Uutinen ensin, tausta loppuun. Rakenna teksti niin, että sitä voi lyhentää lopusta ilman, että kokonaisuus kärsii.
• Käytä luetteloita, jos voit luontevasti listata asioita.
• Muista myös väliotsikot muutaman kappaleen välein.
• Älä käytä kursivointia.
• Lihavointi sopii vain nimiin.
  • Yritä miettiä muu keino kuin lihavointi tärkeän asian korostamiseen: väliotsikointi, lista, faktalaatikko.
• Alleviivausta käytetään vain linkeissä.
• Katso myös kohta 'Kieli'.

Kun kopioit tekstiä verkkosivuille esimerkiksi Wordistä, varmista, että vanhat tyylimääritykset eivät seuraa perässä. Käytä kopiontiin aina komentoa ctrl + sifht + v tai kierrätä kopioitava teksti muistion (notepad) kautta.

Sisältösivuilla voi leipätekstin lisäksi käyttää erilaisia esitysmalleja ja -tyylejä. Niiden tarkoitus on helpottaa sisällön hahmottamista.

Esitysmalleja ovat:

• linkkilistaus
• nostoelementti
• infonauha
• asiakirjalistaus
• sisältö ankkurilinkeillä (ns. haitari)
• prosessimaisen tiedon esittäminen polkuna
• videoupotus
• taulukko
• excel-lukijalla tehty taulukko tai kartta
• infografiikat
• aikajana
• UKK
• faktalaatikko

Asiakirjoja, tiedostoja ja artikkeleita ei listata käsin linkittämällä vaan automaattisesti tai manuaalisesti sisältöjulkaisijalla. Verkkoviestintätiimi auttaa.

Linkkien tarkoituksena on

• vastata lukijalle syntyviin kysymyksiin
• taustoittaa
• ohjata eteenpäin

Mieti aina, mihin linkkaat. Onhan lähde luotettava ja sopiva valtioneuvoston sivuille? Suosimme viranomaisten materiaaleja.

Muista nämä:

• Linkkitekstin tulee olla sisältöä kuvaava ja yksilöivä. Älä nimeä linkkiä "Lue lisää täältä" tai "Muistio".
• Osoite voi näkyä linkkitekstissä, jos sitä erityisesti halutaan tuoda esiin.
  • esim. vaalit.fi
• Saavutettavuusohjeistusten mukaan linkkien pitäisi avautua pääsääntöisesti samaan välilehteen. 
  • Valtioneuvoston verkkosivuilla linkit avautuvat oletuksena samaan välilehteen (linkkityökalun asetuksissa "default").
  • Vain pdf-tiedostot on syytä laittaa avautumaan uuteen välilehteen.
• Linkit voivat tulla joko tekstin loppuun tai tekstin sisään.
  • Tiedotteissa linkit laitetaan ensisijaisesti tekstin loppuun nk. linkkipaikkoihin. Voit myös käyttää leipätekstissä YJA:n linkkilistaus-esitysmallia.
  • Jos linkkejä on paljon, kokoa ne yhteen tekstin loppuun.
• Jos linkki ohjaa oman sivuston ulkopuolelle, lisää lähde. Pitkä pystyviiva tehdään näppäinyhdistelmällä: ctrl alt <
  • Esim. Ajankohtaista | thl.fi
• Jos linkki ohjaa tiedotteeseen, laita päivämäärä perään sulkeisiin. 
  • Esim. Työryhmä selvittää lapsibudjetointia: Miten lasten oikeudet toteutuvat talousarvioprosessissa? (tiedote 23.2.2021)
• Linkitys on tärkeää, mutta ylenpalttinen määrä vie huomiota sivun varsinaiselta sisällöltä ja ydinviestiltä. Käytä siis linkkejä harkiten.
  • Hyvä määrä linkkejä on kolme. Linkkejä ei tulisi olla yli viittä. Jos linkkejä on enemmän, on niiden esitystapaan syytä kiinnittää erityistä huomiota.

Kaikissa rakenteellisissa asiakirjoissa, kuten tiedotteissa, tiedostoissa, päätösaineistoissa ja hanketiedoissa, käytetään asiasanoitukseen ensisijaisesti Julkishallinnon ontologiaa (JUHO). Tarvittaessa voi käyttää myös Yleistä suomalaista ontologiaa (YSO).

Asiasanoituksen avulla sisältö nousee näkyviin tarvittavissa yhteyksissä eri puolilla verkkosivuja. Asiasanojen avulla vältetään manuaalista työtä ja varmistetaan, että tieto löytää lukijat mahdollisimman kattavasti. Asiasanat myös ohjaavat ajankohtaisartikkelit tilauspalvelun kautta tiettyyn teemaan liittyviä materiaaleja tilanneille.

Pdf-tiedostot ovat haastavia saavutettavuuden, löydettävyyden ja mobiilikäytettyvyyden näkökulmasta.

Muista nämä:

• Älä piilota olennaista tietoa liitetiedostoon. Julkaise tieto verkkosivuna aina, kun se on mahdollista.
• Jos kuitenkin päädyt julkaisemaan pdf-tiedoston, varmista, että se on saavutettava. Asiakirjahallinnon asiantuntijat auttavat.
  • Saavutettavasta Word-dokumentista voi tehdä saavutettavan pdf-tiedoston.
• Muistiot tehdään Vahvan asiakirjapohjilla. Asiakirjahallinnon asiantuntijat auttavat.
• Pdf-tiedostot laitetaan avautumaan uuteen välilehteen.
  • Lisää pdf-linkkeihin editorin linkkitoiminnallisuuden kohde-välilehdeltä ”uusi ikkuna (_blank)”.

Pdf-tiedostot nimetään aina kuvaavasti ja yksilöidysti. Käyttäjän tulee saada helposti informaatio tiedoston sisällöstä ja sen ajantasaisuudesta. Tiedoston metatietoihin voi myös tallentaa tietoja, kuten omistajan, version, sijainnin, julkaisupäivämäärän. Pdf-tiedostot viedään aina oikeaan kansioon, ei koskaan esimerkiksi asiakirjahakemiston juureen.

Verkkosivuston visuaalinen ilme muodostuu erilaisista elementeistä, kuten tekstistä, linkeistä, kuvista ja painikkeista. Kaikkien näiden tulee olla visuaalisesti saavutettavia, jotta myös heikkonäköiset ja värisokeat saavat sivustolta saman tiedon kuin muutkin.

Sivuston visuaalinen ilme noudattelee yhtenäisiä ohjeita. Suurin osa sivuston visuaalisista elementeistä, kuten fontit, otsikkotyylit ja värit on erikseen määritelty eikä käyttäjä voi niihin vaikuttaa. Sisällöntuottaja voi kuitenkin hyödyntää monipuolisia saavutettavia visuaalisia esitystapoja. Teksti- ja kuvaelementtien lisäksi sivustoilla voidaan käyttää 

• haitarisisältöjä 
• taulukoita 
• aikajanoja 
• graafeja 
• painikkeita 
• erilaisia nosto- ja listatyylejä 

Näillä elementeillä voidaan jäsennellä tekstiä ja parantaa saavutettavuutta. 

Sisällöntuottaja voi tuoda sivustolle valokuvia ja grafiikoita. Kuvat voivat olla puhtaasti kuvituksellisia tai sisältää oleellista informaatiota. Kun ladattu kuvatiedosto sisältää tietoa, tulee huomioida saavutettavuus, jolla tarkoitetaan 

• riittävää tummuuskontrastia elementtien välillä, 
• värinäön rajoitteiden huomioimista (informaatio ei voi perustua pelkästään väriin ja käytettyjen sävyjen tulee erottua toisistaan riittävästi myös värinäkörajoitteisille), 
• informaation löytymistä myös tekstimuotoisena, joko alt- tai leipätekstissä. 

Saavutettavuuden lisäksi tulee aina huomioida julkaistavan aineiston käyttöoikeudet. Jos olet epävarma, kysy graafisissa toteutuksissa apua viestintäosastolta. 

Valokuvamme ilmentävät valtionhallinnon viestintää ohjaavia arvoja. Ne viestittävät visuaalisessa muodossa etenkin avoimuutta, luotettavuutta, tasapuolisuutta ja ymmärrettävyyttä.

Verkkosivuilla julkaistut kuvat ovat laadukkaita ja niiden julkaisulle on sisällöllinen perustelu. Sivustoilla ei julkaista esimerkiksi huonolaatuisia seminaarikuvia. Tiedotteita ja uutisia on hyvä kuvittaa tarkoituksenmukaisin ja sisältöä tukevin kuvituskuvin. Jos sopivaa kuvaa ei ole, on parempi luottaa tekstisisällön voimaan kuin tarjota asiayhteydestä irrallinen kuva.

Käytettyjen alokuvien kuva-aiheet ovat monipuolisia ja ajantasaisia. Dynaamiset tilanteet, harkitut aiheet ja monipuolisesti edustetut ihmisryhmät ovat valtioneuvoston kuvien keskiössä. Kuvat ovat realistisia, asiallisia mutta myös mielenkiintoisia.

Kuva-aiheet sopivat suomalaiseen miljööseen ja esittävät tätä päivää. Niissä ei esimerkiksi näytetä vanhentunutta teknologiaa. Kuvat ovat rehellisiä, mutta niissä ei kuitenkaan saa näkyä salaisia tietoja.

Kuvissa noudatetaan eettisyyttä, ja niiden valinnassa noudatetaan esimerkiksi kuvaamiseen tarvittavaa luvallisuutta. Ihmisryhmiä ei esitetä stereotyyppisesti vaan tasa-arvoisesti ja yhdenvertaisesti.

Valtioneuvoston kuvia mm. tiedotustilaisuuksista ja muista ajankohtaisista tapahtumista on koottu Flickr-tilille. Lisätietoa kuvien tyyliohjeista saa viestintäosastolta.

Tiedostot nimetään kuvaavasti. Käyttäjän tulee saada helposti informaatio tiedoston sisällöstä ja sen ajantasaisuudesta. Tiedoston metatietoihin voi myös tallentaa tietoja, kuten omistajan, version, sijainnin, julkaisupäivämäärän. Kuvat viedään aina oikeaan kansioon, ei koskaan esimerkiksi tiedostohakemiston juureen. 

Muista nämä:

• Kuvasuhde on verkossa aina 16:9.
• Sisältösivuilla suositaan isoja kuvia. Varmista, että kuva on riittävän hyvälaatuinen.
• Kuvitus voi olla myös graafisesti toteutettu.
  • Graafisissa toteutuksissa olisi hyvä olla värillinen pohja tai kehys, joka erottaa ne verkkosivuston taustasta.
  • Jos graafisissa kuvissa on tekstiä, muistathan kieliversiot. 
  • Huomio koko, joissa graafista toteutusta käytetään. Näkyvätkö elementit pienessä kuvanostossa? Sopiiko toteutus isoon kuvanostoon?
  • Suosi graafisissa toteutuksissa png-tiedostomuotoa.
• Jos kuva sisältää käyttäjälle välttämätöntä informaatiota, lisää kuvan alt-tekstiksi (vaihtoehtoinen teksti, tekstivastine) selkeä kuvaus kuvan sisällöstä.  
  • Vaihtoehtoinen teksti on verkkosivuilla käytetyn kuvan tärkein metatieto, sillä sitä käyttävät mm. ruudunlukijat ja hakukoneet.
  • Jos kuva on esimerkiksi infografiikkaa, ei alt-tekstiä merkitä. Tällöin kuvan sisältö pitää avata leipätekstissä mahdollisimman hyvin.
  • Jos kuva on puhtaasti koriste, se ei tarvitse alt-tekstiä. Koristekuvan julkaisulle tulee olla perusteet ja sen tulee tukea aihetta.
  • Testaa vaihtoehtoisen tekstin toimivuus esimerkiksi näin: Kuvittele, ettet syystä toisesta näe kuvaa. Saisitko kirjoittamasi tekstin perusteella riittävän käsityksen kuvan sisällöstä?
  • Muista myös alt-tekstin käännökset.

Videoita ja äänitallenteita hyödynnetään eri tavoin valtioneuvoston verkkosivuilla. Käytämme videoiden esittämiseen ja tallentamiseen Youtube-kanavaa ja Qbrick-videojulkaisualustaa.

• Videotallenteet on listattu omalle sivulleen.
• Yksittäisten verkkosisältöjen yhteyteen on tehty videoita avaamaan kyseessä olevaa asiaa, esimerkiksi koronaan liittyvät videot. Tällaisissa videoissa on usein käytetty animoituja graafisia elementtejä.
• Esimerkiksi tiedotustilaisuuksia näytetään live-lähetyksinä.
• Äänitallenteita on hyödynnetty mm. podcasteja tekemällä.

Videotuotannossa sovelletaan kuvatiedostojen tyyliohjeita. Videot ovat laadukkaita ja niiden julkaisulle on sisällöllinen peruste.

Videotiedostot sisältävät paljon informaatiota, kuvan, äänen sekä tekstin muodossa. Videot voivat helpottaa ymmärrettävyyttä, mutta ne tuovat myös saavutettavuushaasteita. Videot voivat olla hankalia sekä kuulo-, että näkörajoitteisille käyttäjille.

Video- ja äänitiedostojen informatiivisesta sisällöstä tarjotaan tekstimuotoinen vastine. Vastineesta tulee käydä ilmi videolla tai äänitiedostolla esiintyvä tieto. 

Kaikki verkossa yli kaksi viikkoa julki olevat videotiedostot tulee tekstittää. Tekstitykset olisi hyvä tarjota erillisinä tiedostoinaan (esimerkiksi .srt). Tämä mahdollistaa useiden kieliversioiden tuomisen samaan videoon. Jos tekstitystiedostojen käyttö ei onnistu, tulee silti saavutettavuuden ja kielilain vaatimukset huomioida.

Kuva-, video- ja äänitiedostot kuuluvat tekijänoikeuden piiriin, ja niitä jaetaan erilaisilla käyttöoikeuksilla eli lisensseillä. Jos käyttöoikeuksista ei ole mainintaa, varmista ne materiaalin alkuperäiseltä omistajalta. Esimerkiksi valtioneuvoston kuvat on useimmiten jaettu Creative Commons -lisenssillä.

Kuva-, ääni- ja videopankeilla on omat lisenssinsä ja ehtonsa. Maksullisen palvelun käyttö ei automaattisesti anna rajattomia oikeuksia tiedostoon. Palveluntarjoaja määrittää oikeudet lisenssiehdoissaan.

Usein esimerkiksi valokuvien yhteydessä pitää mainita kuvaajan nimi. Kuvaajan nimen mainitseminen ei kuitenkaan ole automaattisesti lupa kuvan julkaisuun, vaan lisäksi kuvan käyttöehdoissa jakamisen on oltava sallittua.